Onze favoriete project management tools voor 2024
We steken het niet onder stoelen of banken: we drukken al eens graag de fast forward knop in.
De kern van time management komt voor ons neer op elimineren wat er niet toe doet en onze tijd geven aan wat er wel toe doet, maar als daarin alles goed zit, dan zegt niemand dat we dat niet sneller kunnen doen, toch?
Wat voor ons hierin een wereld van verschil heeft gemaakt de afgelopen jaren zijn is de juiste set aan tools, apps en software voor ons productiviteitssysteem.
Ze zijn de perfecte ondersteuning van onze planning, zorgen ervoor dat we ons werk effectief én efficiënt kunnen uitvoeren en dat we al onze informatie en communicatie kunnen beheren en structureren. Omdat het landschap van productiviteitssoftware dag in dag uit verandert, geven we je heel graag onze favoriete tools en tech voor 2024 mee. De links naar alle tools vind je terug in de beschrijving van deze podcastaflevering. Ready? Set. Let’s go.
Beste takenmanagement app: Asana
De wereld van takenmanagement tools en systemen is een eindeloos woud aan opties waarin je door de bomen het bos niet meer ziet. Net daarom is een tool die exact doet wat hij belooft en toch nog voldoende flexibiliteit biedt een zegen.
Asana is hierin veruit onze favoriet. Met een aantrekkelijk design, de mogelijkheid om best wat hiërarchie in je taken aan te brengen, de optie voor recurrente taken en het toevoegen van extra properties biedt hij ontzettend veel mogelijkheden. Tegelijkertijd is Asana gemakkelijk complexer en eenvoudiger te maken afhankelijk van wie de tool precies gebruikt. Door het feit dat je de software zowel op je desktop als telefoon kan installeren en dat er ook een browser versie beschikbaar is, kan je ten allen tijde taken noteren en stockeren, wat zorgt voor een waterdicht digitaal geheugen. Wij zijn fan.
Beste notitiemanagement app: Notion
Als het op notitiemanagement aankomt, willen we nooit nog een andere tool gebruiken. Notion wordt in de volksmond vaak omschreven als LEGO voor professionals, omdat de software start vanuit het principe dat je met het gebruik van blokken je eigen productiviteitssysteem kan creëren.
Bij The Time Hub is het de basis voor alle informatie die we intern in het team moeten en willen delen. Je vindt er ons CRM systeem in terug, net als onze content planner, onze procedures en nog veel meer.
Het is niet de gemakkelijkste tool om te leren kennen en op te zetten, maar eens je hem onder de knie hebt, zijn de opties eindeloos. Notion is en blijft voor ons na jaren de beste tool om alle informatie uit je werk en leven te organiseren.
Beste kalender app: Google Calendar
Na jarenlange trouwe fan te zijn van de eigen inhouse kalender van Apple, lonken we de laatste tijd toch weer terug naar de all-time powerhouse die Google Calendar heet. De reden? Recente synchronisatieproblemen met iCal, afspraken die uit onze agenda verdwijnen en de integratie die Google Calendar biedt met andere tools. Zeker sinds onze favoriete notitiemanager Notion recent uitkwam met een kalender die je toelaat om ook gegevens uit je Notion kalender weer te geven op hun eigen app, is Google Calendar toch terug onze favoriete tool geworden.
En geloof ons vrij als we zeggen dat we allerlei alternatieven hebben uitgeprobeerd - van esthetisch aantrekkelijke kalenders tot uitgebreide hybride apps die je gemakkelijk 10 dollar per maand kosten - geen een doet zijn job zo wonderbaarlijk als de good old Google Calendar.
Beste mail app: Missive
Van zodra we bij The Time Hub met een team begonnen werken, namen we afscheid van Outlook als standaard mailprogramma. De voornaamste reden? We wilden een gemakkelijke manier om ook in ons mailprogramma met elkaar te communiceren en mails aan elkaar toe te wijzen. En dat kan nu eenmaal niet in Outlook.
We betalen er een stevige duit voor, maar Missive heeft alle features die we zouden wensen in een mailprogramma. Van de optie om mails uitgesteld te versturen tot een snooze knop om later aan een mail herinnerd te worden. Van de mogelijkheid om mails aan elkaar toe te wijzen tot gedeelde inboxen, templates en procedures. She’s got it all.
Missive is perfect voor startende teams die geen nood hebben aan complete helpdesk centra zoals je kan terugvinden bij Zendesk of Salesforce maar gewoon snel willen kunnen schakelen door toegang te hebben tot een centrale mailbox.
Time tracken is voor ons essentieel als het op onze productiviteit aankomt. Want zonder een duidelijk beeld op waar onze tijd naartoe gaat is het moeilijk om te weten aan welke knoppen we moeten draaien om hem te gaan optimaliseren.
Waar er krachtige tools bestaan zoals Toggl en Clockify die je toelaten om op een gebruiksvriendelijke manier je tijd manueel bij te houden, zijn we zelf een grote fan van tools die dit automatisch voor je doen, net zoals Memtime.
Memtime is een applicatie software die je kan downloaden en installeren op je desktop. Terwijl je werkt zal de tool doorheen de werkdag bijhouden in welke programma’s je werkt en waar je precies mee bezig bent. Aan het eind van de werkdag kan je heel simpel de geregistreerde tijdsblokken toewijzen aan tags of projecten, om je een algemeen idee te geven over waar je je tijd in hebt geïnvesteerd. Voor ons gaat het een pakje sneller dan manueel alles bijhouden en verkleint het het risico op menselijke fouten. Alleen al daarvoor is het zijn meerprijs waard.
Beste communicatiesoftware: Rambox
Oké we spelen een beetje vals bij deze tool want Rambox is an sich geen communicatieplatform zoals een Slack of Telegram. Het is geen communicatieplatform dat op zichzelf staat. Wat het dan wel is? We omschrijven het graag als een all-in-one communicatieplatform. Concreet kan je Rambox vergelijken met een browser voor al je messaging tools. Aan de linkerkant kan je tabs installeren voor Instagram, Whatsapp Messenger, Facebook Messenger, Slack en nog veel meer. Er zijn ontzettend veel plugins voor verschillende tools beschikbaar en eens je je accounts hebt geconnecteerd kan je naar de verschillende tabs navigeren om berichten te beantwoorden via de computer.
Misschien klinkt het op deze manier niet zo heel speciaal, maar Rambox heeft onze productiviteitsflows enorm versneld. Als eerste kunnen we al onze berichten beantwoorden via het toetsenbord, wat voor ons toch nog steeds iets sneller typt dan een klein scherm op je smartphone. Ten tweede is de desktop versie van een social media app vaak pakken minder aantrekkelijk dan de mobiele versie, waardoor je minder geneigd bent om te gaan doomscrollen. En tot slot hoeven we onze telefoon niet vast te nemen, wat opnieuw de kans op afleiding vermindert.
Het is een vast onderdeel van onze routine geworden om één keer per dag al onze berichten van sociale media, interne communicatie en mails te checken en ze in één keer te beantwoorden, in plaats van dat ze voor een eindeloze stroom aan afleidingen en task switching zorgen.
Beste tool voor focus: Forest
Als we bij The Time Hub er zeker van willen zijn dat we een langere periode gefocust kunnen doorwerken, dan planten we een boompje via Forest. Forest is namelijk een applicatie die je voor een zelf bepaalde termijn buitensluit uit afleidende apps door met gamification te werken. Dat betekent dat het een spel maakt van gefocust werken.
Wanneer je Forest opent, kan je kiezen hoe lang je aan één stuk door aan een bepaalde taak of een bepaald project wil werken. Op het moment dat je op start klikt, begint een timer te lopen. Tegelijkertijd groeit er een boom op je scherm. Mocht je toch in de verleiding komen om tijdens het werken een andere applicatie te openen, dan sterft je boom en kan je helemaal vanaf nul beginnen. Het klinkt gek, maar het is een enorm motiverend principe om te proberen je boom te laten groeien.
Bovendien zorgt de app voor een extra trigger wanneer je eerder onbewust naar een app surft wanneer je focus begint te verdwijnen of een taak moeilijker begint te worden. Door geconfronteerd te worden met de timer en de groeiende boom, besef je dat je met jezelf had afgesproken nu even niet de afleiding op te zoeken. Works like a charm.
Beste read-it-later app: Instapaper
Mocht je nog nooit van een read-it-later app gehoord hebben, dan nemen we je graag mee in het verhaal. Heb je ooit al eens iets proberen op te zoeken om vervolgens op een leuk artikel terecht te komen dat je meteen begon te lezen om dan onderaan het artikel op gelijkaardige links door te klikken en in de rabbit hole van het internet terecht te komen?
Zo ja, dan kan een read-it-later app iets voor jou zijn. Met dit soort van applicaties kan je met één druk op de knop een interessant artikel opslaan voor later. Het wordt dan in de app zelf gesynchroniseerd en in een jasje gegoten dat voor minder afleiding zorgt dan de oorspronkelijke website. Het werkt de impuls om meteen informatie te consumeren tegen en bewaart alle artikelen die je nog wil lezen op één plaats.
Je kan er bijvoorbeeld ook nieuwsbrieven naartoe sturen, YouTube videos in opslaan en de tool laten synchroniseren met andere apps. Eens je klaar bent om een artikel te lezen, kan je aantekeningen maken in de tool en passages highlighten, zodat je niet gewoon informatie consumeert om het te consumeren, maar er ook effectief iets mee doet.
Door met een dergelijke app te werken verruilen we steeds vaker onze social media apps voor het lezen van een artikel in Instapaper wanneer we een korte busrit hebben of bij de dokter in de wachtzaal zitten. Win win win als je het ons vraagt.
Beste wachtwoordenmanager: Lastpass
Als je nog geen wachtwoordenmanager hebt, dan raden we je 100% aan om even naar Lastpass te kijken. Het is een tool waar je al je wachtwoorden van verschillende websites in kan opslaan en waardoor je met een simpele browser extensie heel gemakkelijk kan inloggen - zonder dat je nog al je wachtwoorden moet kennen. Hij vult ze automatisch voor je in.
Het verschil tussen Lastpass en de eigen wachtwoordenmanager van bijvoorbeeld Google of Apple is dat Lastpass het ook heel gemakkelijk maakt om logins te delen. Zo hoeven we bij The Time Hub van geen enkele tool het exacte wachtwoord te delen. Lastpass biedt iemand met wie een wachtwoord gedeeld is de optie om in te loggen, zonder dat ze het exacte wachtwoord te zien krijgen. Ideaal als je net start met het samenwerken met een team en je niet wil dat ze te zien krijgen dat je ‘InLoveWithTaylorSwift’ overal als wachtwoord gebruikt hebt.
Beste tool voor information sharing: Loom
Tot slot een vreemde eend in de bijt, maar Loom is een tool die ons bij The Time Hub al ettelijke uren bespaard heeft. In essentie is Loom een tool die je gemakkelijk toelaat om je scherm op te nemen of om videos op te nemen. De tool heeft een aantal coole functionaliteiten, zoals het rechtstreeks kunnen aanpassen van videos in de software zelf, of het laten schrijven van een beschrijving door AI.
Maar nog meer dan de tool an sich, is het vooral de manier waarop we het gebruiken dat voor ons een verschil maakt. In plaats van processen en procedures tot in detail uit te schrijven, gebruiken we Loom om een video op te nemen met de nodige tekst en uitleg. In plaats van eindeloze meetings te houden, delen we een voorbereiding via Loom zodat iedereen op de hoogte is en we in de meeting enkel nog beslissingen moeten nemen. In plaats van een uitleg maar één keer aan één iemand te doen, nemen we een Loom video op die we in Notion plaatsen.
En doordat Loom best wat leuke functionaliteiten heeft, met een browser extensie werkt én integreert met Notion, kunnen we gewoon heel wat snelheid pakken in onze processen. Love it.
Press Forward
Dat waren ze, onze 10 favoriete productiviteitstools voor 2024. We horen graag van jou welke je al gebruikt of welke tool voor jou in het lijstje ontbreekt. Laat het ons zeker iets weten via één van onze social media kanalen of via een mailtje naar team@thetimehub.be. We zouden het super vinden om te weten dat je luistert. En wil je graag meer structuur aanbrengen in jouw tools en je processen automatiseren en optimaliseren? Ontdek via onze aanbod hoe we jou kunnen helpen de Forward knop indrukken.