Ik werk nu 2,5 jaar rond all-things-productivity met 1 centrale vraag: hoe kunnen we onze beschikbare tijd en mentale capaciteit zo optimaal mogelijk inzetten om onze doelen te bereiken en voldoende rust te ervaren?
Niet om te stoefen: mijn kennis over productiviteit is intussen niet min. Van tips om je te focussen, tot tips over uitstelgedrag, grenzen stellen, communiceren, doelen stellen, projecten plannen…Ik kan je best een lijstje geven en heb dit in heel veel podcastafleveringen en blogposts al gedaan dus ga die zeker even checken.
En hoewel ik 100% achter al die praktische tips sta - heb ik gemerkt dat het eigenlijk not the way to go is om hiermee te beginnen wanneer je met je productiviteit aan de slag wil gaan.
Wanneer je die eindeloze takenlijst wil afvinken en efficiënter en effectiever wil werken is stap 1 niet een ideaal weekschema opmaken, niet je planning optimaliseren, niet je systemen en processen in orde brengen en automatiseren…
We moeten een stap terugzetten en eerst een andere stap ondernemen als we onze beschikbare tijd zo slim mogelijk willen gaan inzetten. We moeten eerst gaan dumpen.
Als je überhaupt te veel taken op je bord hebt liggen, kan ik je niet helpen om een planning te maken, hoe goed onze intenties ook zijn. Als je taken te veel in je hoofd zitten, kan ik je niet helpen om efficiënter te werken. Als alle informatie over je bedrijf in je hoofd zit, kan je niet beginnen met delegeren, want dan staat je team non-stop aan je deur om vragen te stellen. Als je elk idee dat je krijgt voor je business als een taak registreert, kan ik je niet verder helpen want dan blijf je in hetzelfde molentje lopen.
Dumpen is dus de allereerste stap. Onnodige ballast overboord gooien en informatie en taken uit ons hoofd halen. Dat is de eerste stap én meestal ook gewoon de stap met de meeste impact op de ruimte in onze agenda én ons hoofd.
Agreed? Mooi, laten we dan samen even gaan kijken naar wat je vandaag precies kan gaan dumpen.
Laten we beginnen bij het begin - alle taken die in jouw hoofd zitten gaan dumpen.
Deel 1: Dump de Taken uit je Hoofd
Diegene die me al even volgen zeggen waarschijnlijk nu: Vandevyvere, joan ploate draait deure (gelijk dat ze in het West-Vlaams zeggen).
Toch blijf ik dit tot in het oneindige herhalen omdat ik merk dat het één van de meest cruciale dingen is waar mijn klanten en ikzelf tegen blijven aanlopen.
Het allereerste en het allerbeste dat ik ooit voor mijn productiviteit gedaan heb is beseffen dat mijn hoofd een waardeloos kantoor is. Ik zat destijds in het praesidium van mijn studentenvereniging, zat in mijn master en schreef mijn thesis - een interessante maar pittige combinatie. Als baas van de studentenvereniging was ik eindverantwoordelijke voor alles wat er gebeurde, alle evenementen die plaats vonden, alle teamleden die dingen organiseerden, noem maar op.
Voor het eerst in mijn leven had ik meerdere verantwoordelijkheden te combineren en ik merkte al snel dat mijn hoofd vol zat. Ik werd midden in de nacht wakker omdat me nog iets te binnen schoot wat ik moest opvolgen of bedacht me dat we niet mochten vergeten om nog ijszakken te halen voor het eerstvolgende feestje. Of ik kreeg een idee om iets in mijn thesis te verwerken. Lange tijd sliep ik hierdoor ontzettend slecht omdat ik schrik had om die taken en ideeën te verliezen.
Tot ik de simpelste oplossing ooit bedacht: een notitieboekje naast mijn bed leggen. Zodat ik die taken, notities en ideeën meteen kon noteren en ze uit mijn hoofd waren. Tot de dag van vandaag blijft dit de allereerste stap wanneer ik merk dat ik overweldigd raak door alles wat op mijn bord ligt.
De eerste en voornaamste reden voor mijn overwhelm is vaak dat ik het overzicht kwijt ben en te veel taken in mijn hoofd bewaar.
Doorheen de jaren leerde ik wat de voornaamste negatieve effecten zijn van het feit dat we ons hoofd non-stop als opslagplaats gebruiken voor alles wat we nog moeten doen:
1. We hebben geen overzicht over onze taken
Je kan onmogelijk al je taken samen zien. En als je je taken niet samen kan zien, dan kan je niet beslissen over prioriteiten, kan je geen taken groeperen en kan je niet efficiënt plannen. Punt andere lijn.
2. We kunnen niet rationeel over de taak nadenken.
Bij elke taak die op ons lijstje staat moeten we eigenlijk rationeel kunnen beslissen of het een taak is die ons dichter bij onze doelen brengt. En als we een taak in ons hoofd bewaren, kunnen we over het algemeen alleen maar op emotioneel - lees: overweldigd - niveau beslissen. Alles lijkt dan belangrijk en dringend. Noteren zorgt voor helderheid en overzicht, dus begin daar nu maar gewoon eens mee.
3. We kunnen de taak niet onthouden.
Een gedachte onthouden is net zoals proberen water vast te houden in een gesloten vuist. Je weet nog dat er iets in gezeten heeft, maar de essentie is verdwenen. En dat zorgt voor een constant gevoel van onrust en stress omdat we mogelijks iets vergeten.
4. We kunnen onze brein capaciteit beter voor iets anders gebruiken.
Our brain is for having ideas, not holding them.
Zo zegt mijn idool David Allen het zo mooi. Hoe geniaal je ook denkt dat je bent, je hebt maar een bepaalde beschikbare brein capaciteit per dag. En elke procent van ons brein dat we moeten gebruiken om aan een taak te denken, is een procent dat we niet kunnen spenderen aan de dingen die enkel ons brein en niet een externe tool voor ons kunnen doen: probleemoplossend denken, linken leggen, ideeën genereren, onze creativiteit de vrije loop laten,…
Mijn maakt het eerlijk gezegd niet uit wat je gebruikt als externe opslagplaats voor al jouw taken, zolang je het maar niet meer in je hoofd doet. Ik verruilde zelf persoonlijk in 2019 mijn notitieboekje voor de digitale tool Notion, maar eender welke oplossing is voor mij voldoende.
Ik hoop je alvast daar te zien, maar voor vandaag gaan we nog even verder in onze lijst.
Deel 2: Dump je notities
Nog zoiets wat we heel vaak in ons hoofd bewaren? Kennis.
Denk aan processen, notities van meetings, nuttige tips die je online tegenkomt…Opnieuw merk ik heel vaak bij bedrijven, huishoudens en ondernemingen dat er ontzettend weinig kennis gedeeld wordt, terwijl dat dit eigenlijk een enorm productiviteitsvoordeel kan betekenen.
Ik geef je een paar voorbeelden mee die hopelijk herkenbaarheid triggeren.
De alwetende onderneemster
Een onderneemster, laten we ze Gerda noemen, die enkel zelf in haar hoofd heeft hoe ze met een bepaalde tool moet werken. Wanneer ze voor het eerst taken begint te delegeren, moet ze ontzettend hard nadenken en opnieuw op zoek gaan naar welk knopje wat doet, zodat ze die informatie kan gaan doorgeven. Gevolg? Tijd verspild en een ongelukkige onderneemster die delegeren naar de toekomst toe zo lang mogelijk uitstelt want ‘das potverdikke veel werk’. De oplossing? In een notitiemanager noteren hoe zij iets aanpakt in real time - dus wanneer ze het effectief aan het doen is.
De alwetende ouder
Diezelfde Gerda is ook moeder van een jong kindje. Ze bewaart eigenlijk enkel in haar hoofd wat het slaap- en voedingsschema van haar kindje is, bij welke temperatuur hij of zij wat moet dragen en hoe je verstikking aanpakt. Waarbij ze vervolgens elke keer opnieuw voor de grootouders (en let’s be honest, soms ook de partner) de uitleg vanaf nul moet doen.
Gevolg? Een gestresste mama die het gevoel heeft alsof ze nooit even tijd voor zichzelf kan nemen zonder de wikipedia van het kind te moeten spelen. De oplossing? Een handleiding voor je kindje noteren in een digitale notitiemanager zodat je de pagina gemakkelijk kan delen.
De alwetende collega
Stel je een team voor waarbij er slechts 1 persoon in het team exact weet hoe de loonsadministratie precies verloopt. Wanneer deze persoon op vakantie is komt er een dringende vraag met betrekking tot de lonen binnen. De teamleden doen hun uiterste best om alle informatie op te zoeken en investeren veel tijd in de zoektocht naar de oplossing, maar komen er niet uit. Gevolg: ze moeten de persoon op vakantie storen en het hele team heeft stress. Wordt niemand gelukkig van en toch is dit wat we bij veel bedrijven zien - knowledge sharing is quasi nihil. De oplossing: alles noteren.
---
I rest my case. Tijd om in een deftige notitie app te investeren. En helaas, met de hoeveelheden informatie die tegenwoordig op ons af komen, vind ik papier geen waardige optie meer, behalve om te brainstormen en brain dumpen.
Ik heb een paar suggesties van apps voor je: Evernote en OneNote zijn naast Notion mijn favorieten. Roam Research en Obsidian zijn ook hot, maar ik heb ze zelf nog niet kunnen testen.
Nu we onze taken uit ons hoofd gehaald hebben en onze kennis gedumpt hebben, is het tijd voor een volgende en laatste stap.
Deel 3: Dump onnodige ballast
Door de afgelopen jaren bedrijven en ondernemers te observeren heb ik gemerkt wat een onnodige ballast aan taken en projecten we (inclusief mezelf) vaak meesleuren. Ingebeelde moetjes, mailverkeer dat er niet toe doet, inefficiënte meetings, afspraken met vrienden die ons geen energie meer geven…
Het is één van de eerste vragen die ik vaak stel aan klanten: moet dit écht? Brengt deze taak of dit project je dichter bij wat er voor jou echt toe doet? Is deze meeting noodzakelijk of had het evengoed een telefoontje kunnen zijn? Is het lezen van deze nieuwsbrief absoluut noodzakelijk om jou ontspanning te bieden of je kennis te verruimen?
Wanneer iemand aangeeft dat ze een gebrek aan tijd hebben, komt het er vaak op neer dat het om een gebrek aan keuzes gaat. Wie altijd alles wil doen, doet uiteindelijk niets. En dat geldt voor bedrijven, ondernemers, werknemers, partners, ouders, noem maar op.
Maar deze stap kunnen we alleen maar zetten wanneer we in eerste instantie een overzicht hebben van alle taken en informatie die onze agenda en mentale capaciteit innemen. En hier helder over nadenken, kunnen we ook alleen maar doen als we de nodige mentale ruimte hiervoor gecreëerd hebben.
Ik zie het dus echt als een vicieuze cirkel - geen overzicht hebben over onze taken en notities, betekent geen grip hebben op waar onze tijd naartoe gaat, betekent dat we non-stop achter de feiten aan hollen en balletjes laten vallen, betekent dat we geen heldere planning kunnen maken, betekent dat we geen focus hebben omdat we constant met de schrik zitten dat we iets vergeten of gestoord worden door ons team omdat wij alleen alle kennis hebben…
Door die ruimte in ons hoofd te gaan vrijmaken kunnen we een ripple effect gaan creëren. Niet alleen gaan we ons rustiger voelen en overwhelm verminderen, we leren ook vertragen en meer nadenken. We leren ons brein gebruiken waar het voor bedoeld was: om na te denken, niet om te onthouden. We ontsnappen aan de drukte en de rat race, niet door meer te willen doen in minder tijd, maar door de juiste dingen te doen. En dat lukt alleen maar door stil te staan. Stilstaan om vooruit te gaan.