Ik moet het eerlijk toegeven, de focus is bij mij soms ook ook zoek. De ene dag kan ik uren aan een stuk onafgeleid doorknallen, de andere dag heb ik elke duif die langs mijn raam passeert gezien. Toch weet ik zelf dat ik veel meer voldoening uit mijn dag haal als ik een paar uur met volle focus heb kunnen werken.
Ik probeer dus op dagdagelijkse basis zoveel mogelijk tips toe te passen die me toe laten om in die focus modus te raken. Ik deel vandaag met plezier hoe ik mijn focus probeer te bewaren in een afgeleide wereld. En jawel, ik heb het ook effectief over een afgeleide wereld.
Ik wil deze blog starten met wat mildheid naar jou en mezelf toe. Want het is absoluut geen wonder dat onze focus soms ver zit, met een brein dat hier niet op ingesteld is en een omgeving die constant onze aandacht vraagt.
Klaar voor de geruststellingen? Let's go.
De eerste geruststelling? Je brein zoekt afleiding.
Hoewel we evolutionair gezien tegenwoordig al veel verder staan dan in de oertijd, zijn er toch delen van ons brein in deze periode blijven hangen. Denk bijvoorbeeld aan de alomgekend ‘fight or flight’ reactie wanneer we ons in een gevaarlijke situatie bevinden.
Zo heeft ons brein ook een vernuftig trucje ontwikkeld dat er in de oertijd voor zou zorgen dat we niet zouden opgegeten worden. Een trucje dat ervoor zorgt dat we ons zelden voor de volle 100% kunnen focussen.
Want als je in de oertijd in ‘deep focus mode’ je avondeten zou hebben zitten bereiden, en er kwam een leeuw op je af die dacht dat jij wel eens zijn avondeten kon zijn, dan hadden we een probleempje.
Ons brein heeft dus evolutionair gezien een systeem ontwikkeld om ons hierbij te “helpen”. Je kan het vergelijken met een personal assistant, maar niet op de handige manier.
Je personal assistent scant als het ware tijdens de dag constant je omgeving op potentiële gevaren.
Dit is ook waarom je, als je naar jouw gevoel op het werk volop in gesprek met iemand bent, toch jouw naam hoort vallen aan de andere kant van de ruimte.
De tweede geruststelling? De wereld wil je afleiden.
Alles wat je tegenwoordig hoort, ziet en ervaart zorgt ervoor dat we ons steeds minder kunnen focussen. De content die je consumeert is gericht op korte, snackable, leuke videos en informatie, onze notificaties trekken aan onze mouw om ons een shot aan dopamine te geven, open workspaces leidden ons constant af met te veel lawaai…om maar een paar zaken te noemen.
Al dit zorgt ervoor dat je kunnen focussen bijna een competitief voordeel geworden is. Ik geloof dat focus heel vaak het verschil maakt tussen een productieve en een rusteloze dag, tussen vooruitgang maken met je doelen en blijven aanmodderen, tussen een voldaan gevoel en een deuk in je zelfvertrouwen.
Je beste, meest productieve werk, komt ALTIJD voor uit de momenten waarop je in deep focus mode aan het werk bent. Het is dus tijd om te leren hoe we deze afleidingen zoveel mogelijk kunnen minimaliseren.
Dit is dé belangrijkste strategie die ik verkies:
Verkies proactiviteit boven reactiviteit.
Een van mijn ‘holy grail’ regels als het op productiviteit aankomt is om proactiviteit te verkiezen boven reactiviteit. Daarom staan al mijn meldingen standaard uit op mijn telefoon. Ik moet actief beslissen om een app in te gaan om te kijken wat er gebeurd is of wat er te zien valt.
En nu hoor ik jou al komen met 2 opmerkingen, en ik ga ze alletwee weerleggen:
1) Ja, maar wat als ik het dan vergeet te checken, ga ik dan niets missen?
Nope. Stel jezelf eens even heel kritisch de vraag hoe vaak je echt een dringend bericht binnenkrijgt via sociale media, via Whatsapp of via mail. Ik gok dat dit maximaal 1% van alle mogelijke berichten omvat. Een voor die 1% aan berichten laat je je de hele dag door storen? Ik dacht het niet.
Tijdens één van onze time management trainingen had een deelnemer ook ooit eens de schrik dat ze veel te veel zou missen in groepchats en dat mensen daardoor niet meer met haar zouden willen babbelen.
Mijn reactie was (maar ik ben hier heel zwart-wit in, vergeef me hiervoor) dat het 1) dan niet mijn type vrienden zouden zijn en 2) dat ik dan veel liever gewoon met iemand afspreek om écht een kwalitatief gesprek te voeren, dan dat ik elke dag 5 oppervlakkige Whatsapp berichtjes beantwoord.
En dan hebben we nog opmerking nummer 2.
2) Ja, ik hoor mijn telefoon buzzen maar ik kijk er niet naar hoor, ik kan dat negeren.
Hier gaan onze handen al van wringen, want dan kunnen we met onze statistische gegevens gooien.
De eerste vraag die ik dan stel is of er iemand in de zaal is die zich binnen de 2 seconden in focus modus kan bevinden. Meestal is het antwoord ‘nee’. Iedereen ervaart wel dat het even duurt om in focus modus te raken. Dat we wat ‘op gang moeten komen’. Onderzoek wijst uit dat dit ‘op gang komen’ gemiddeld 23 minuten duurt.
Wat gebeurt er nu wanneer je een melding hoort of voelt? Zelfs al zeg je dat je het negeert, toch activeert dit biepje een bepaald patroon in je hersenen. De FOMO komt bewust of onbewust naar boven, onze dopamine en nieuwsgierigheid willen weten wat er in het berichtje staat en onbewust gaan we even onze aandacht verleggen van onze huidige taak naar de melding. We moeten namelijk op dat moment actief (of weer onbewust) beslissen dat we niets met die melding gaan doen.
En op het moment waarop je je aandacht verlegt, gaan die 23 minuten verloren. En mag je terug opnieuw beginnen.
Nog meer zelfs, een ander onderzoek toont aan dat we effectief dommer worden wanneer we van de ene taak naar de andere switchen. Ons IQ zakt op zo’n moment gemiddeld met 10 punten.
Als je dan weet dat we gemiddeld 566 keer per dag van taak wisselen, dan verklaart het waarschijnlijk perfect waarom je soms het gevoel hebt alsof je niets gedaan gekregen hebt op een dag. En dat je het gevoel hebt alsof je overal en nergens was.
I rest my case waarom de meldingen dus helaas uit moeten.
Hoe je je personal assistant sust
Nu heb ik al een klein deeltje van de puzzel opgelost door een afleiding uit de externe wereld weg te nemen, maar zitten we nog steeds met onze personal assistent die op zoek is naar extra prikkels en afleidingen.
Ik zou liegen als ik zeg dat ik de hele dag door 100% in focus werkt en nooit naar mijn gsm kijk of wat te veel in mijn mailbox kruip. Het zou te veel van mijn discipline vergen om dit te doen en ik weet dat ik van mezelf niet mag verwachten dat ik Superwoman hierin ben.
Wetende dat onderzoek heeft aangetoond dat we ons maximaal zo’n 6 uur per week (!) kunnen focussen, probeer ik dus voor mezelf die uren in te plannen op momenten waarop ik weet dat ik het meeste energie heb. Standaard is dit bij mij de eerste uren van de dag.
Op die uren haal ik al mijn tips uit de kast om ervoor te zorgen dat afleiding geminimaliseerd wordt.
De tip die ik jou hiervoor graag meegeef is een quote die je ook meteen in het achterhoofd kan houden:
Out of sight, out of mind
Zelfs al zet je al je meldingen uit, dan nog zal je personal assistant ervoor zorgen dat je je telefoon wil grijpen, want wie weet wat voor shiny new interessante prikkels erop terug te vinden zijn?
Om die Siri te bedotten, leg ik mijn telefoon tijdens mijn focustijd dus altijd ergens uit het zicht. Want als ik hem zie, wil ik hem pakken. Thuis heb ik hier op mijn bureau een specifieke lade voor, en op verplaatsing leg ik hem simpelweg achter het scherm van mijn laptop.
Silly, but it works.
Alright, dat was een hele boterham, maar ik vond het belangrijk om jou dit mee te geven. Enerzijds om je te laten weten dat het oké is dat je het soms moeilijk hebt om je te focussen, en tegelijkertijd omdat ik geloof dat hier voor jou ontzettend veel wins terug te vinden zijn op vlak van productiviteit.
Ik merk dat bij heel veel van mijn klanten de telefoon, de mailbox en de overload aan informatie die bij beiden komen te kijken een enorme factor van afleiding en overwhelm zijn.
Deze factoren pak ik ontzettend graag met jou aan in Crush your Chaos. Crush your Chaos is een hybride opleiding, waarin we tijdens 1 volledige live dag komaf maken met de chaos in jouw digitale systemen.
Als je het gevoel hebt alsof al jouw informatie verspreid staat over 20 verschillende notitieboekjes en apps, als je soms ontzettend veel tijd verliest in de zoektocht naar documenten en notities, als je op dagelijkse basis niet weet wat je te doen staat omdat je geen overzicht hebt in je taken en als jouw telefoon en mailbox voor jou ook zo’n bronnen van afleiding zijn, dan vind je met Crush your Chaos wat je zoekt.
Niet alleen brengen we in 1 dag tijd structuur aan in de chaos, we zorgen er ook voor dat je dit op langere termijn volhoudt. Naast toegang tot de live dag krijg je namelijk ook nog eens uren aan videomateriaal en technische tutorials mee die je levenslang kan bekijken.
Deze live dag gaat 2 keer per jaar door en de plaatsen zijn beperkt. Zet je dus op de wachtlijst om als eerste op de hoogte gebracht te worden wanneer de deuren open gaan.