Als ik je vraag naar je favoriete plek op het internet, is de kans klein dat je je mailbox zal noemen. Waarom zou je: onze mailbox is vaak een chaos van nieuwsbrieven, facturen die we nog moeten betalen en mailtjes van tante Josiane. Het is niet de plek waar we naartoe gaan om het gevoel te krijgen dat we grip hebben op ons leven.
De reden: we behandelen onze mailbox te vaak als een opslagplaats in plaats van wat het echt is, een input/output-tool. Een mailbox is niet bedoeld om als takenmanager, notitiemanager, documentenmanager of fotoalbum te gebruiken.
Het is een plek waar informatie binnenkomt waar je vervolgens iets mee doet. En daar wringt het schoentje: we checken vaak onze mails op momenten dat we er niets mee kunnen doen. Ga je facturen betalen, een salesgesprek voeren of je uitschrijven op een nieuwsbrief terwijl je bij de bakker in de rij staat? Nee? Check op dat moment dan ook je mails niet.
Enkele tips om van je mailbox een aangename plek om te vertoeven maken:
1. Kies vaste tijdstippen om je mails te checken
Zet je meldingen van je mailbox op je smartphone en computer nu meteen uit. Ik meen het. Mail is een asynchroon communicatiemiddel en als iemand je dringend nodig heeft, dan zullen ze jou wel bellen. Je kan zelf kiezen wanneer je jouw mails leest. Idealiter doe je dat op vaste tijdstippen. Voorzie genoeg tijd om meteen ook de actie te ondernemen die je e-mails nodig hebben, of dat nu antwoorden, mails omzetten in taken of het opslaan van belangrijke bestanden is.
2. Werk met mappen
Ga je door je mails en kan je niet onmiddellijk actie ondernemen: geen nood. Door je mails in mappen te organiseren, kan je ze op een later moment in batch behandelen. Maak bijvoorbeeld een map met nieuwsbrieven die je nog moet lezen of waarvoor je je wil uitschrijven, een map met facturen die je nog moet betalen of een map die de e-mails verzamelt met belangrijke informatie.
Sommige mails hoef je zelfs niet te openen om ze meteen in de juiste map te zetten: als er “factuur” in het onderwerp staat, weet je al naar welke map ie moet. Je kan de mappen op een later moment in batch behandelen en je inbox ziet er weer wat netter uit.
3. Only handle it once
Hoe vaak open je een mail om hem meteen weer op ongelezen te zetten? Om te zien wanneer je die factuur juist moet betalen, wat die klant je nu precies vraagt of omdat je hier nu niet over wil nadenken? Maak er een punt van om elke mail maar één keer te openen en er meteen iets mee te doen: hem in de juiste map zetten, meteen antwoorden, de bestanden downloaden, de afspraak aan je agenda toevoegen of er een taak van maken. Je zal verbaasd zijn hoeveel energie je spaart door elke mail na openen meteen te behandelen en er van af te zijn.
Wil je graag meer van dit soort tips? Check dan zeker even mijn Crush your Chaos cursus, dé cursus waarin ik jou leer hoe je jouw eigen productiviteitssysteem uitbouwt met de juiste set aan tools, systemen en regels.
Meer informatie kan je hier vinden.