.png)
Maak kennis met Natalie. Ze heeft al jaren een eigen bedrijf in websitebouw, grafisch ontwerp, sociale media en administratieve ondersteuning. Haar bedrijf begon in 2022 snel te groeien en ze realiseerde zich dat het tijd was om taken te delegeren om meer tijd vrij te maken voor het laten groeien van haar bedrijf. Het delegeren van taken kan echter een tijdrovend proces zijn en Natalie merkte dat ze veel tijd besteedde aan het communiceren met haar klanten en het beantwoorden van vragen van haar team.
Om Natalie te helpen haar delegatieproces te stroomlijnen en meer tijd te creëren voor haar bedrijf, nam ze deel aan het Intuïtief Productief programma. In dit programma begeleiden we ambitieuze female founders een jaar lang met accountability en tips & tricks bij het bereiken van hun doelen.
Samen werkten we aan het opzetten van de juiste tools en digitale gewoonten om Natalie's bedrijf efficiënter te maken. We hebben drie onderwerpen aangepakt:
Een gecentraliseerd opslagsysteem
Natalie had een plek nodig om veel informatie te verzamelen, zoals branding guides, mockups, tutorials en templates die haar team kon hergebruiken. In plaats van taken per geval te delegeren, hebben we aanbevolen dat Natalie haar scherm opneemt terwijl ze de taak uitvoert met een tool zoals Loom. Vervolgens hebben we besloten om deze video's centraal op te slaan in een database, waardoor ze toegankelijk zijn voor iedereen die met Natalie werkt.
Door deze informatie te centraliseren kan Natalie eerdere gedelegeerde informatie gemakkelijk doorgeven aan nieuwe teamleden indien nodig. Deze aanpak bespaart ook tijd omdat het opnemen van een video sneller is dan typen en het maken van screenshots. We hebben ook de standaard vergadering overgeslagen die meestal volgt op taakdelegatie en de verantwoordelijkheid voor het stellen van vragen bij de freelancer gelegd.
Kortom, tijdswinst alom.
Leren loslaten
Hoewel Natalie steeds meer begint te delegeren, is zij op dit moment nog steeds de persoon die in contact staat met haar klanten. Logisch, want Natalie heeft jarenlang alleen het werk voor deze klanten gedaan dus zij kennen haar en zij kent hen door en door.
Als je deze situatie herkent, knoop dan het volgende goed in je oren:
Zolang jij nog in nauw contact blijft staan met je klanten, kan je geen tijd vrijmaken om aan je bedrijf te werken.
En al zeker niet wanneer je ook nog eens people pleasing perfectionistische neigingen hebt.
Het lijkt ontzettend zwart-wit wat ik hier nu zeg, maar van zodra je met een team begint te werken, zelfs met freelancers die je het werk van je klanten bezorgt, is het jouw taak om je team zoveel mogelijk met de klant te laten communiceren en jezelf zoveel mogelijk ‘out of the picture’ te halen.
Jij mag absoluut het gezicht blijven van het bedrijf, maar vanaf dat moment ben jij niet meer de freelancer, maar de CEO. En hoeveel CEO’s ken jij die nog beschikbaar blijven voor dringende vragen van hun klanten? Dat dacht ik al.
Geen zorgen, je hoeft van mij niet meteen cold turkey te gaan. Ik geef je de tips mee die ik ook aan Natalie mee gaf.
Als allereerste raad ik aan om een gemeenschappelijke team mailbox te gaan creëren. Verander je mailadres van jouwnaam@jouwbedrijf.com naar team@jouwbedrijf.com of info@jouwbedrijf.com. Maakt allemaal niet zoveel uit.
Ga vervolgens op zoek naar een mailapplicatie waar je met meerdere personen in kan werken. Missive en Spark zijn hierin mijn favorieten.
Het grote voordeel is dat je hierin intern kan reageren op bepaalde mails, elkaar kan taggen, mails aan elkaar kan toewijzen, kan opvolgen wie wat heeft geantwoord in het verleden enzoverder.
Ontzettend handig als je het in het begin nog wat moeilijk vind om de controle los te laten. Zo kan je nog mee een oogje in het zeil houden.
De volgende stap die je dan kan ondernemen is alvast je team leden toegang geven tot deze tool. Zorg voor aparte email handtekeningen voor iedereen in je team, dat oogt netjes.
Vervolgens mail je nog uit je eigen naam naar je klanten dat je bedrijf aan het groeien is, en dat je daarom steeds meer taken uit handen begint te geven aan teamleden. Je laat hen weten dat zij ook stilletjesaan de communicatie met hen zullen overnemen, maar dat jij er achter de schermen alles aan doet om de klant mee op te volgen en de kwaliteit te garanderen. Wat je in eerste instantie natuurlijk ook blijft doen, maar zo kan je naar verloop van tijd het werk uit handen geven.
Beschikbaarheid aanpassen en communiceren
Wanneer het bedrijf van een female founder groeit zien we vaak dat de behoefte om beschikbaar te zijn voor onze klanten verschuift naar de behoefte om beschikbaar te zijn voor ons team. Natalie ervoer ook deze angst, wat leidde tot het beantwoorden van vragen van haar team in plaats van te werken aan haar bedrijf op bepaalde dagen.
Om dit probleem op te lossen, raden we aan duidelijke communicatiekanalen met je team te definiëren. Vraag eerst aan je team om aan te geven op welke tijden ze voor jou werken en wanneer ze jouw hulp nodig hebben. Plan vervolgens geen grote projecten en taken in tijdens deze tijden, zodat je stand-by kunt zijn indien nodig.
Maak vervolgens twee aparte communicatiekanalen: één voor niet-urgente zaken die iedereen elke 24 of 48 uur controleert en een ander voor urgente zaken wanneer ze vastlopen en jouw hulp nodig hebben. Na verloop van tijd zouden jouw teamleden alle kennis moeten hebben die ze nodig hebben om deze urgente zaken zelf af te handelen.
Wrap Up
Dit zijn allemaal taken die best wat tijd in beslag kunnen nemen om op te zetten, maar hopelijk is het duidelijk wat voor resultaat ze kunnen bieden in jouw manier van werken, alleen én met je team.
Ook voor solopreneurs raad ik 100% aan om al zoveel mogelijk van deze tools te implementeren. Want één van de voornaamste redenen waarom delegeren vaak een bitch is (pardon my french), is omdat we dit vanuit drukte doen. We schakelen pas iemand in als we al over onze oren in het werk zitten. En dan is het moeilijk om in rust heldere en duidelijke informatie door te geven, waardoor er meer vragen je pad op komen, waardoor je meer drukte creëert…en moeilijk uit de vicieuze cirkel kan ontsnappen…
Dus begin vandaag. Begin nu met het opzetten van de juiste set aan tools die jouw productiviteit en bedrijf ondersteunen.
Wil je leren hoe? Zet je dan nu op de wachtlijst voor mijn Crush your Chaos traject. De deuren van dit traject gaan 2 keer per jaar open. Gedurende 6 weken leer ik jou hoe je je digitale gewoontes kunt aanpassen en je tools kunt structureren, zodat je meer tijd vrijmaakt voor wat er écht toe doet, meer resultaat bereikt in je bedrijf én meer rust in je hoofd krijgt.