Als ondernemer of bedrijfseigenaar jongleer je vaak met meerdere tools en processen om je werk en klanten te beheren. Heb je moeite om belangrijke informatie bij te houden en verspil je tijd met zoeken? Dan ben je niet de enige. Veel ondernemers hebben hiermee te maken, waaronder Eline Massin, successtrateeg en een van mijn klanten.
Als successtrateeg werkt Eline nauw samen met haar mentees om hen begeleiding, ondersteuning en accountability in hun business te bezorgen. Maar een coaching business managen kan overweldigend zijn, zeker wanneer het aankomt op het beheren van klanteninformatie, schema's, taken, feedback en oefeningen.
Om de chaos als coach onder controle te houden, raden wij aan systemen te implementeren die je workflow ondersteunen en een betere klantenervaring creëren.
In dit artikel ontdekken we hoe je systemen kan gebruiken om klanteninformatie te centraliseren, grenzen te stellen en onderlinge communicatie te verbeteren, aan de hand van de use case van Eline.
Klantinformatie centraliseren
Eline nam tijdens sessies met haar mentees notities, maar de manier waarop ze deze opborg, varieerde. Soms waren het losse papieren, soms een notitieboekje, soms op haar iPad en soms alleen een snelle notitie op haar computer. Na verloop van tijd vond ze het moeilijk om klantinformatie terug te vinden, zoals de taken die ze hen had gegeven of wat de klant had gedaan met de vorige opdrachten.
Het probleem was dat Eline geen enkele bepaalde opslaglocatie had voor haar klantinformatie. Daarom hebben we er samen één gecreëerd, en we besloten Notion als haar werkruimte te gebruiken. Het stelde ons niet alleen in staat om al haar informatie te centraliseren, maar we konden het ook met haar klanten delen.
We zorgden voor een locatie waar de mentee met één simpele link alle informatie uit verschillende sessies kan terugvinden, voorbereidingen kan maken en haar taken kan bijhouden. En bovendien ook nog met Eline kan communiceren.
Grenzen Stellen
In een wereld waarin we altijd online zijn, kan het een uitdaging vormen om grenzen te stellen in je business, zeker wanneer je nauw met klanten samenwerkt. Net daarom is het essentieel om helder en duidelijk met je klanten te communiceren over je beschikbaarheid en gewenste communicatiekanalen.
Wij raden sterk aan om één communicatiekanaal te hebben voor non-urgente vragen en op voorhand aan te geven hoe vaak je hier op antwoord. Voor urgente vragen, kan je voor een apart kanaal zorgen dat je actief monitort. Dit zorgt voor focus en vermindert afleidingen, terwijl je nog steeds een uitstekende service aan je klanten biedt.
Bij Eline integreerden we dit hele proces ook in Notion. Een mentee kan haar op eender welke locatie taggen om een vraag te stellen, maar enkel wanneer er een vraag onder een tegel ‘dringende vragen’ geplaatst wordt, maakt zij het commitment om deze binnen de 48 uur op werkdagen te beantwoorden.
Ontzettend helder voor de mentee want die weet meteen waar ze terecht kan met haar vragen.
Ontzettend handig voor Eline want zo bewaart zij ten allen tijde het overzicht over vragen van klanten én kan ze haar grenzen bewaken.
Verbeterde communicatie
Tot slot kunnen systemen je ook helpen om de communicatie met je klanten te verbeteren. Door tools zoals Notion of andere project management software te gebruiken, creëer je een transparante en collaboratieve coaching ervaring. Je kan bijvoorbeeld rapporten delen, taken toewijzen en feedback geven rechtstreeks aan de klant, waardoor je klant duidelijk haar vooruitgang kan opvolgen en motivatie hoog kan houden.
Het resultaat
Door deze logica toe te passen hebben we voor successtrateeg Eline duidelijkheid, helderheid en overzicht gecreëerd. Bovendien krijgt ze rust in haar hoofd, wetende dat ze alles op één plaats kan terugvinden en haar klanten zo op de best mogelijke manier kan bedienen.
Als resultaat hebben we met deze manier van werken ook haar klantenbeleving verbeterd. Want in een wereld waarin we overrompeld worden door mailverkeer, is het een verademing te weten dat je alles wat je wil weten in een vingerknip terugvindt. En dat je je mailbox niet in hoeft te duiken wanneer je aan je bedrijf wil werken.
Wil je graag ontdekken wat structuur, overzicht en grenzen in je communicatie voor jou kunnen betekenen? Zet je dan nu op de wachtlijst voor Crush your Chaos. In dit 6-weken traject bouwen we samen aan jouw digitale gewoontes en creëren we een structuur aan tools die jouw productiviteit ondersteunen.