In 2019 kwam ik bijna in een burn-out terecht. Ik werkte in een drukke job in recruitment, had een goed gevuld vrije tijdsleven én werkte achter de schermen al aan mijn ondernemersdroom.
Samen met mijn eigen persoonlijkheid zorgde dit ervoor dat ik net niet in een burn-out terecht kwam. Toen ik op weekend met vriendinnen in tranen uitbarstte omdat ik de vraag kreeg hoe het met me ging, besloot ik dat het tijd was om verandering aan te brengen.
Ook in 2022 maakte ik een periode mee waarin ik lange tijd enorm gefrustreerd was over mijn gebrek aan tijd. Een kindje dat om de 5 botten ziek was en mijn eigen energie en mindset die te wensen overlieten zorgden ervoor dat ik enorm gefrustreerd was over de beperkte tijd die ik per week had.
Wekenlang bleef ik klagen en kniezen tot ik besefte: "het is een fase en we moeten erdoor."
Ik kon in het negatieve blijven hangen of ik kon beslissen om het heft in handen te nemen en het meeste te halen uit mijn beschikbare tijd.
En vandaag deel ik je heel graag de ene tip met jou die me in beide situaties gered heeft.
Een hele duidelijke takenlijst.
De oorsprong
Ik begon voor het eerst consistent een takenlijst te gebruiken toen ik in 2019 in IT recruitment werkte. Ik had immens veel kandidaten die ik moest opvolgen, klanten onder mijn hoede, en runde nog een pak projecten ernaast ook.
Op mijn slechtste moment in de job dacht ik dat het gewoon een veel te drukke job voor me was, die veel te moeilijk te managen was. Ik had doorheen de jaren al ontzettend veel time management tips & tricks geleerd, maar als ik naar de waarheid kijk, dan paste ik er bijna geen enkel van toe in deze job.
Neem daarbij ook nog eens dat het een job was waarin mijn people pleasen enorm naarboven kwam, waar ik uit enthousiasme ‘ja’ zei op alles, waar ik dringend boven belangrijk nam en waarbij ik in mijn vrije tijd ook nog eens een veel te gevulde agenda had, en dat was een recipe for disaster.
Na 2 jaar in de job voelde ik me uitgeblust, leeg, moe…ik snauwde mijn man constant af, barste bij het minste in tranen uit, zat om de haverklap bij de dokter met spanningshoofdpijn en zag het eerlijk gezegd allemaal echt niet zo goed meer zitten…
Hoewel ik de job uiteindelijk sowieso zou verlaten om mijn eigen ondernemersreis te starten, was ik zelf in staat om mijn burn-out bijna tegen te houden door met de tool te beginnen werken die voorhanden was in het bedrijf: Asana.
De fouten die ik maakte
Voor wie Asana niet kent, dit is een digitale takenmanager waarin je al je taken kon stockeren.
Tot dan toe maakte ik elke dag een takenlijstje in mijn notitieboekje en agenda, puur gebaseerd op de meetings die in mijn agenda stonden, de taken die uit die meetings kwamen en wat in mijn gedachten oppopte dat er moest gebeuren.
Ondertussen besefte ik dat dit een big no-no is.
En dit wel omwille van 4 redenen.
REDEN N°1
De kans was heel groot dat ik mijn lijst gemaakt had, maar dat ik halverwege de dag nog 4 andere taken bedacht die eigenlijk dringender gedaan moesten worden dan wat ik had opgeschreven. En vaak vergat ik nog de helft waardoor ik de dag erna ook weer in een stress moest handelen. No bueno. Zo kreeg ik mijn takenlijst nooit af en zat ik continue onbewust met de stress dat ik taken vergat.
REDEN N°2
De bron van die taken? Ook weer mijn eigen hoofd. Ik schreef aan het begin van de dag gewoon op wat in mijn hoofd zat en logischerwijze was dat mijn takenlijst voor de hele dag. Door dit te doen elimineerde ik eigenlijk een volledig beslissingsproces. Het zat in mijn hoofd dus het was prioriteit. Dat werkt dus niet zo goed…
Ik geloof dat om productief te kunnen werken, we ten allen tijde een helder overzicht nodig hebben van al onze taken op 1 plaats. Zodat we rationeel kunnen beslissen wat nu echt prioriteit heeft. En wat belangrijk is en niet enkel dringend.
REDEN N°3
Doordat ik mijn takenlijst op papier bijhield, vergat ik soms wat taken af te vinken. En dan moet je op den duur best ver doorbladeren om al je taken terug te vinden en telkens opnieuw over te schrijven…Wat je dan natuurlijk niet doet.
REDEN N°4
Ook met mijn agenda liep er wel al eens iets mis. Ik plande taken rechtstreeks in mijn agenda in. Maar ook hier; als er iemand aan je bureau staat op het moment van een ingeplande taak, dan ben je gesjareld. Dan durf je ook wel eens te vergeten om de taak te verslepen. Weg taak! Daarbij besef ik nu ook dat je, om taken rechtstreeks in je agenda te kunnen plaatsen, al een verdraaid goed idee nodig hebt van hoe lang je precies over een taak doet. En als je net als ik de neiging hebt om chronisch je eigen capaciteiten te overschatten, then it’s a recipe for disaster…
De start van de takenlijst
Terug naar het Asana verhaal.
Tijdens de grote vakantie werd het werk, zoals bij iedereen vermoed ik, op een gegeven moment wat rustiger. Ik besloot om van de gelegenheid gebruik te maken en me te verdiepen in de takenmanagement tool die op het werk aanwezig was.
Ik ontdekte dat ik verschillende teams kon aanmaken voor de verschillende verantwoordelijkheden in mijn job. Ik maakte er eentje voor alle kandidaten die ik moest opvolgen, eentje voor alles wat klanten betrefte, eentje voor alles wat met onze jobbeurzen te maken had…enzoverder.
Vervolgens maakte ik projecten aan onder deze teams…Al snel had ik een mooie hiërarchie uitgebouwd. Ik ontdekte ook dat ik recurrente taken hierin kon zetten! Zalig! Zo moest ik er niet elke week opnieuw aan denken om bepaalde gegevens in onze Excel-sheets aan te vullen.
Vanaf dat moment leerde ik mezelf aan om consistent, als er een taak op mijn lijstje bij kwam, dit in Asana te zetten. Zo begon ik op den duur bepaalde patronen in mijn taken te zien, kon ik gelijksoortige taken groeperen en moest ik veel minder nadenken over wat er me allemaal te doen stond. Daarnaast communiceerde ik ook veel helderder en werd ik gewoon beter in mijn job.
Ik verklaar me nader met verschillende voorbeelden.
Ik begon patronen te zien.
Wat ik bedoel met het feit dat ik patronen begon te zien, is het gegeven dat ik heel duidelijk zag welke taken ik bleef meeslepen. Welke taken ik dag na dag negeerde en dus massive uitstelgedrag op vertoonde. Enerzijds waren dit telefoontjes die ik naar kandidaten moest doen, een taak die ik uitstelde omdat ik gewoon echt niet graag telefoontjes deed. Op deze manier kon ik op zoek gaan naar manieren om mijn uitstelgedrag hieromtrent aan te pakken.
Het tweede patroon dat ik zag was het feit dat ik admin taken elke week opnieuw naar achter schoof en minder en minder prioriteit gaf. Dit triggerde me om intern bij het recruitment team dezelfde vraag te stellen en…ja hoor, ook de andere collega’s stelden admin uit. Stuk voor stuk…behalve één collega. Zij gaf schoorvoetend toe dat ze dat admin deeltje wel leuk vond. Wowie! Dit gegeven zorgde ervoor dat we als team beslisten om onze takenpakketten te herbekijken. Die ene collega ging meer admin opnemen, en wij zouden meer gesprekken uitvoeren. Een simpele takenlijst leidde ertoe dat we meer volgens onze sterktes gingen werken aan taken die ons dan ook nog eens energie gaven.
Ik begon taken te groeperen.
Een tweede voorbeeld van wat deze takenlijst voor me deed, is dat ik gelijksoortige taken kon groeperen. Hiervoor deed ik maar wat en deed ik vooral alles door elkaar. Ongeveer tegelijk met de kickstart van mijn liefde voor Asana, las ik het boek ‘Getting Things Done’ van David Allen. Een must-read voor iedereen die zijn tijd en mentale capaciteit optimaal wil benutten. Hierin heeft de auteur het over categoriseren van taken. Hij raad bijvoorbeeld aan om taken te groeperen volgens de context waar je je in bevindt. Bijvoorbeeld aan je bureau, onderweg…
Ik besloot dit op 2 manieren toe te passen. Enerzijds had ik taken waar ik mijn focus voor nodig had en andere die ik gewoon eender waar en wanneer kon doen. Ik categoriseerde de ‘focus’ taken onder ‘deep work’ en de andere onder ‘short work’.
Traditioneel kon ik me het beste focussen wanneer ik van thuis uit werkte, dus bij een thuiswerkdag opende ik ‘s ochtends mijn computer en filterde ik de takenlijst op ‘deep work’. Bij een dag op kantoor deed ik hetzelfde maar keek ik naar ‘short work’. Nog een gegeven dat ik toevoegde is dat ik alle telefoontjes die ik moest plegen de tag ‘call’ gaf. In mijn job reisde ik ook vaak het hele land door voor meetings met klanten.
Wanneer ik dan in de wagen zat en zo’n 10 minuten te vroeg was voor een afspraak, opende ik mijn Asana app en filterde ik de taken op ‘call’. Superhandig en meteen voor mij ook een goede manier om mijn uitstelgedrag rond telefoontjes aan te pakken. Want ik wist dat ik het maximaal 10 minuten moest doen, dus dat hield niets in. Mijn takenlijst zorgde er op die manier voor dat ik in een flow terecht kwam, dat ik mijn tijd steeds zo efficiënt mogelijk benutte.
Ik moest minder nadenken.
Het derde voordeel dat ik aangaf, is dat ik veel minder moest nadenken over wat me allemaal te doen stond. Het beste voorbeeld dat ik hier kan geven is onze kandidatentemplate. Per kandidaat die in onze pipeline terecht kwam, moesten we namelijk een hele hoop taken uitvoeren.
Voor de kandidaat op interview kwam moesten we deze bellen, het CV uploaden in onze tool, de gegevens van het telefonisch gesprek aanvullen in onze tool, de bevestigingsmail van het gesprek sturen, het gesprek voorbereiden. Na het interview moesten we onze notities uploaden, de kandidaat feedback geven, bespreken bij welke klant we die eventueel konden matchen…En moesten er telkens heel veel taken worden uitgevoerd. Op zich allemaal logische taken, maar toch niet altijd even evident om aan alles te denken.
Dus creëerde ik in Asana een template per kandidaat met hieronder de taken die telkens opnieuw uitgevoerd moesten worden. Per nieuwe kandidaat die ik moest opvolgen, dupliceerde ik de template en veranderde ik de naam. Zo had ik 1 centrale plaats waar ik alles wat nog voor mijn kandidaten moest gebeuren kon opvolgen. En dat werkte zo goed, dat mijn collega’s op den duur mijn systeem begonnen te gebruiken en ook steeds meer fan van Asana werden.
Ik kon beter communiceren.
Ik vermelde ook nog dat ik beter werd in mijn communicatie. Eigenlijk bedoel ik hier vooral mee dat ik beter werd in het aangeven van mijn grenzen en het stellen van prioriteiten. Want wanneer er nu een nieuwe taak op me afkwam, kon ik heel duidelijk zien wat dat zou betekenen voor mijn agenda en de rest van mijn werk. Ik kon heel duidelijke vragen stellen.
“Hey baas, ik wil deze taak zeker opnemen, maar dat betekent dat x,y en z moeten wachten. Is dat wat je wil? Ja, dan doe ik de taak. Nee, dan moeten we dit misschien herevalueren.”
Overall merkte ik gewoon dat ik veel beter werd in mijn job. Mijn dagen werden minder chaotisch, ik legde de juiste prioriteiten, handelde efficiënter én effectiever en kreeg meer gedaan en minder tijd.
Bovenal: de ruis in mijn hoofd ging liggen, ik vond mijn energie terug en had niet meer het gevoel alsof ik dagelijks door het leven ploeterde.
Allemaal simpelweg door het consistent gebruiken van een helder takenmanagement systeem.
Lessons for life
Het is een les die ik voor het leven geleerd heb.
Toen mijn jonge zoon in 2021 zo vaak ziek was, besefte ik opnieuw dat het cruciaal was dat ik vooral mijn takenlijst in de gaten bleef houden. Dat visueel helder krijgen wat er écht nu moest gebeuren (dringend) en wat ik wou dat er gebeurde (belangrijk) het belangrijkste was wat ik voor mezelf kon doen.
Op die manier kon ik heel helder naar mijn takenlijst kijken en voor mezelf beslissen:
“Wat als ik maar 1 uur heb deze week, wat moet er dan gebeuren? Wat als ik 2 uur heb, wat zou ik dan ook nog gaan doen? Wat kan er echt wel wachten?”
En ik weet het, dit hele proces geeft je extra werk. Met je takenlijst bezig zijn en dit up to date houdt kost tijd. En het is niet altijd het leukste proces. En je moet nog altijd kiezen. En je krijgt zeker ook niet alles gedaan.
Maar dé quote waar ik in mijn bedrijf naar teruggrijp is ‘take time to make time’. Mijn rust, productiviteit én resultaat staan of vallen met het gegeven van een overzicht in mijn projecten, taken en doelen.
Dus die tijd is het me meer dan waard. Ik hoop dat jij er hetzelfde over denkt.
Wrap Up
Hopelijk heb je iets gehad aan mijn tips. Mocht je geïnspireerd zijn om met een takenmanagementsysteem aan de slag te gaan, download dan zeker even de gids met mijn 20 favoriete productiviteitstools.
Hierin vind je alvast een paar van mijn favoriete takenmanagement systemen terug.