Vanaf zaterdag 1 april heeft elke werknemer van een Belgisch bedrijf met meer dan 20 werknemers recht op deconnectie en moeten hier afspraken rond gemaakt worden in een arbeidsreglement of cao. Als CEO en founder van The Time Hub, een agency gericht op het verhogen van de productiviteit en verlagen van de werkdruk, roept dit heel wat vragen in me op.
Hoewel het een positief gegeven is dat er aandacht gegeven wordt aan de werkdruk die we in de maatschappij ervaren en het stijgende aantal burn-outs, geloof ik ook dat we hier mogelijks spreken van een pleister op een houten been.
Want het risico bestaat dat dit een taak wordt die bedrijfsleiders simpelweg willen afvinken van hun takenlijst om ‘in orde te zijn met alle regels’. En dat de onderliggende oorzaak van de connectiviteit niet wordt aangepakt.
Wat als het takenpakket van elke medewerker zo groot is, dat ze wel ’s avonds moeten bijwerken omdat ze traditionele werkuren niet volstaan? Wat als we ons genoodzaakt voelen om ’s avonds berichten te beantwoorden, omdat de hele dag zo vol zat met nutteloze meetings, dat we er niet toe zijn gekomen? Wat als we van nature uit people pleasing en perfectionistisch zijn en ons dus zo beschikbaar mogelijk willen opstellen? Wat als onze medewerkers ’s avonds met een vol hoofd naar huis gaan omdat ze niet de juiste handvaten gekregen hebben om hun werk op het werk te laten?
Zijn ook dat geen oorzaken van burn-out en stress? En dienen we dus überhaupt niet onze algemene way of working onder de loep te nemen?
Wij hebben alvast 3 suggesties voor bedrijven die hieraan willen werken.
Leer het onderscheid maken tussen dringend en belangrijk
Eigenlijk is het zonde dat de nood bestaat om dergelijke regels op te stellen. Want van waar komt enerzijds de nood als bedrijf om te verwachten dat medewerkers na hun werkuren bereikbaar zouden zijn? Welke zaken zijn zo dringend dat ze niet een nachtje kunnen wachten? Of waarvoor we iemand op vakantie moeten storen?
Tijdens de time management trainingen die we als bedrijf geven, merken we dat dit heel vaak een heikel punt is. Dat alles als dringend wordt beschouwd.
“De baas stuurt een berichtje, dus dat zal wel dringend zijn.”
“Mijn collega heeft een vraag, dus ik wil die meteen helpen, zodat hij verder kan.”
“Ik laat mijn mailbox openstaan, just in case er iets dringends tussen binnenkomt.”
Waardoor we de hele dag bezig zijn met vragen, meetings, mails en berichten beantwoorden. Waar zit het echte werk dan? Welke taken horen écht bij ons takenpakket en zijn de taken die ons bedrijf vooruit helpen?
Eisenhower zei:
What is important, is rarely urgent. What is urgent, is rarely important.
Meer bedrijven zouden dit onderscheid mogen maken. Want dan verdwijnt de nood om te verwachten dat medewerkers ’s avonds ook nog beschikbaar zijn. En werk je echt in een job waarbij het kot na de werkuren in brand kan staan? Dan kan je nog steeds werken met een permanentierol.
Maak duidelijke afspraken rond communicatie
Wat mij betreft mag dit recht op deconnectie absoluut ook een debat openen op de werkvloer over onderlinge (digitale) communicatie. Onze ervaring als productivity agency vertelt ons dat er in veel bedrijven gecommuniceerd wordt via mails, meetings, Teams, Whatsapp, Slack, telefoontjes én berichten en dat niemand helder weet wat waarvoor wordt gebruikt. Dus staan alle push notificaties aan.
Waardoor we de hele dag gestoord worden en niet gefocust kunnen werken.
Waardoor het echte werk blijft liggen.
Waardoor we ook weer stress ervaren.
Wetende dat we na het onderbreken van een taak voor een bericht of telefoongesprek gemiddeld 23 minuten nodig hebben om weer op hetzelfde aandachtsniveau verder te kunnen werken, is dit dan geen aspect om mee te nemen in onze afspraken als bedrijf?
Martijn Aslander, technology philosopher en auteur geeft het ook al aan in zijn boek ‘Ons Werk is Stuk’: "het goede gesprek over een workflow in teams is nooit gevoerd.". Wanneer bellen we, wanneer sturen we een mail, waar slaan we de notities en actiepunten uit meetings op, zodat er ook effectief iets mee gedaan wordt, wat verwachten we van elkaar qua beschikbaarheid?’…
Allemaal vragen die zelden tot nooit gesteld worden en toch een enorme impact hebben op ons werk en de druk die we ervaren.
Of, zoals Tony Crabbe, auteur van ’Nooit meer te druk’ ook aangeeft: hoe meer communicatiemiddelen, hoe meer we communiceren.
Grenzen bewaken en stellen
Bij The Time Hub geloven we niet heel sterk in vaste werkuren. Als je ons onze gang laat gaan, dan kijken we in een job meer naar het resultaat dat iemand bereikt dan naar het aantal geïnvesteerde uren. Dat betekent ook dat in een ideaal scenario iedereen de vrijheid heeft om te kunnen werken waar en wanneer hij of zij wil.
In het scenario van de nieuwe wetgeving zou dit kunnen betekenen dat iemand de opdracht krijgt om ’s avonds geen mails meer te verzenden ‘want dat is niet goed voor de deconnectie’. Maar wat als die persoon ’s avonds het meeste energie heeft om focuswerk te verrichten? Of geniale ingevingen krijgt die hij of zij de volgende dag met een teamlid wil delen en dus al op mail zet? Zou het geen vrije keuze moeten zijn om te werken wanneer men wil als je er geen negatieve gevolgen van ondervindt?
Hoewel we geloven dat het als organisatie zeker geen kwaad kan om het debat te voeren over communicatiemiddelen en bereikbaarheid, is het volgens ons uiteindelijk aan het individu om zijn of haar grenzen te stellen en deze te bewaken.
Want een regel opstellen die voor iedereen in de organisatie geldt en duidelijk is? Dat is een huzarenstukje. Zeker in tijden van glijtijden en part-time werk.
Het is een utopie om te verwachten dat collega’s en team leads iedereens agenda van buiten zullen kennen en hier ook altijd rekening mee zullen kunnen houden.
Dus is het vooral aan onszelf om onze grenzen te stellen, te communiceren en te bewaken.
Als je niet wil gestoord worden na de uren en dit gecommuniceerd hebt, kijk dan ook niet meer in je werkmail. Als je geen telefoontjes van klanten wil ontvangen tijdens het weekend, zorg er dan voor dat deze meldingen niet kunnen doorkomen of dat je een ander nummer hebt. Als je niet wil werken op vakantie, neem dan ook je laptop niet mee.
De grenzen stellen tussen werk en privé, dat begint bij jezelf.
En de werkgever van de toekomst heeft de juiste werkcultuur om deze te respecteren.
Wil je hier je als werknemer of werkgever sparren over wat dit voor jouw bedrijf kan betekenen? Onze deur staat altijd open (tijdens de werkuren dan, want hallo grenzen!). Contacteer ons via team@thetimehub.be om met ons in gesprek te gaan.