Elke maand duiken we in het digitale ecosysteem van een ondernemer. Welke tools zijn essentieel voor zijn of haar productiviteit?
Je ontdekt het hier.
Vandaag aan de beurt: Ellen Vandevyvere, founder van The Time Hub en digitale productiviteitsexpert.
Hoe hou je je taken bij?
Alle taken staan in Notion. Ik gebruik een onderverdeling in drie niveaus: hubs, projecten en taken.
Mijn hubs kan je eigenlijk vergelijken met departementen in je leven en bedrijf. Zo heb ik sales, growth (marketing) en operations voor mijn bedrijf en house & home, family & friends en mind & body voor mijn privé leven.
Er kunnen losse taken zijn die bij een hub horen, zoals naar het containerpark gaan, maar meestal definieer ik voor elke hub een paar projecten.
Ik probeer steeds zoveel mogelijk met projecten te werken die een gedefinieerd doel hebben. Zo weet ik steeds waar ik mijn tijd aan geef en waarom, en laat ik me zo min mogelijk verleiden door kleine taken die me eigenlijk nergens toe brengen.
Mocht ik niet zo’n Notion fan zijn, dan denk ik dat ik voor Things, een native iOS app zou opteren. Het is simpel, clean, gemakkelijk in gebruik en heeft toch veel features. My favorite kind of app.
Hoe hou je je notities bij?
Ook in Notion natuurlijk. Ik zou zelfs durven zeggen dat ik Notion nog veel sterker vind als notitiemanager dan als takenmanager.
Ik gebruik het écht als digitaal geheugen voor mijn bedrijf. Ik heb een CRM in Notion, alle content die ik schrijf staat hierin, onze frequently asked questions van klanten en nog veel meer.
Hoe hou je documenten bij?
Ik heb ontzettend lang Google Drive gebruikt en ben nog steeds een enorme fan van het systeem. Maar doorheen de jaren merkte ik dat snelheid het begon te winnen van gebruiksgemak wanneer het op documenten aankomt. Het is namelijk hetgeen waar ik zelf het slechtst van al in ben om up to date te houden en netjes te organiseren.
Gezien ik verder met het hele Apple-ecosysteem werk, sla ik documenten tegenwoordig dus op de iCloud op. Dat werkt net iets gemakkelijker dan Google Drive, zeker wanneer je voornamelijk documenten lokaal opslaat, maar wel cloud opslag wil gebruiken.
Hoe organiseer je je agenda?
Mijn agenda moet voor mij absoluut digitaal te consulteren zijn, anders ben ik verloren. Opnieuw hier: ik vind Google Calendar de max, maar de eigen Apple agenda is in mijn ecosysteem net de iets simpelere oplossing. Ik creëer wel binnen deze agenda verschillende categorieën.
Zo heb ik een agenda voor afspraak met klanten en belangrijke events die ik met mijn man deel. Zo is hij steeds op de hoogte van avonden waarop ik spreekopdrachten heb en dagen waarop ik coachings met klanten heb en kan hij ook zijn agenda hiernaar organiseren.
Daarnaast creëer ik graag ook categorieën en agenda’s voor items zoals zelfzorg, sporten, projectwerk, content creatie en nog veel meer.
Vaak neem ik aan het begin van het jaar even de tijd om belangrijke events en recurrente blokken voor bijvoorbeeld een maandelijkse review in mijn agenda vast te leggen.
En om de schoolvakanties ook neer te pennen. Ik heb nogal de neiging om te vergeten vakantie te nemen (slechte gewoonte als dé persoon die predikt voor een gezonde balans tussen ambitie en rust 😅) en door dit te doen wordt ik op zijn minst getriggerd om vrijaf te nemen wanneer mijn man en zoon thuis zijn.
Hoe bewaar jij kennis en inzichten?
Ik ben een fervent lezer van non-fictieboeken. Hoewel ik me er lang tegen heb verzet, kocht ik zo’n 4 jaar geleden een Kindle om e-books te kunnen lezen. Beste aankoop van mijn leven.
Sinds ik een e-reader heb, lees ik veel vaker. Wanneer ik 5 minuten op een bus moet wachten ben ik aan het lezen, wanneer ik even pauze neem sla ik aan het lezen…
Als productiviteitsexpert vind ik het wel ontzettend belangrijk dat mijn lessen en inzichten uit die boeken niet verloren gaan. Gewoon even wat lijnen fluoriseren in de hoop dat ik ze onthoudt, daar doe ik niet aan mee.
Daarom investeer ik ook in de tool Readwise. Deze synchroniseert mijn highlights uit boeken en artikels met mijn Notion. En stuurt me random highlights door via mail. Zo blijven mijn lessons learned top of mind.
Wat is een tool die iedereen zou moeten kennis?
Als ik Notion zeg, is het té gemakkelijk vermoed ik…Naast Notion vind ik Rambox een echte life saver.
Ik ben het type persoon dat niet gemakkelijk op berichten via Whatsapp, Instagram, Messenger en nog veel meer antwoord. Rambox helpt me hierbij.
Het is een tool waarmee je al je berichten van verschillende kanalen in één keer kan beantwoorden. Zo kan ik persoonlijk al mijn meldingen uit laten en elke dag een half uur tijd vrijmaken om ze er geheel te samen door te knallen. Het is een game changer.
Dank je wel voor je inzichten Ellen!
Benieuwd naar onze 20 favoriete digitale tools? We creëerden een gratis e-book waarin we ze allemaal overlopen. Je kan het e-book hier downloaden.