Tijd investeren in het organiseren van je werk lijkt vaak uitdagend, ontmoedigend en onbegonnen werk.
Denk maar aan je mailbox uitkuisen, alle documenten op je laptop ordenen, je screenshots en afbeeldingen opruimen, al je papieren op orde brengen…
Als je zoals mijn voormalige ik bent, dan laat je dit soort van zaken vaak opstapelen tot je het helemaal beu bent, en investeer je dan veel tijd in alles op orde brengen.
Om alles vervolgens terug te laten verkommeren…
Vandaag wil ik je een tip geven die voor mij een wereld van verschil heeft gemaakt. En dat is een weekly reset uitvoeren.
De Weekly Reset
De weekly reset is een concept dat een onderdeel uitmaakt van David Allen’s befaamde Weekly Review methodologie.
Hierbij ga je elke week op een vastgesteld moment al je uitstaande taken, projecten en doelen beoordelen. Door op dat moment de tijd te nemen om te reflecteren op waar je je tijd en aandacht hebt aan gegeven en te bekijken wat er nog gedaan moet worden, zorg je ervoor dat er niets door de mazen van het net glipt.
Bovendien kan je op dat moment de tijd nemen om je systemen op orde te brengen. Door wekelijks even je desktop op te ruimen, je mailbox helemaal leeg te halen, al je berichten te beantwoorden en screenshots te verwijderen, zorg je ervoor dat het werk zich niet opstapelt én dat je naar de toekomst toe gemakkelijker informatie terugvindt.
In mijn agenda én de agenda van mijn klanten is deze weekly reset ondertussen een vast item en wekelijkse routine geworden.
Dit is wat Rani, psychologisch consulente bij Onest Community, zegt:
"Ik weet zoveel beter waar mijn prioriteiten liggen door de weekly reset. Ik ben ook veel bewuster van welke systemen belangrijk zijn voor mij. En welke ik regelmatig gebruik. Bovendien ben ik alles veel meer aan het centraliseren. Maar voor mij helpt vooral het stukje mindset. Elke vrijdag de week opruimen en weten wat me te wachten staat. Het brengt veel meer rust in mijn hoofd."
"Intentioneel doelen stellen voor de komende week, en ze nadien ook evalueren in plaats van wat vage doelen in mijn hoofd te houden en heel de tijd te denken dat ik niets uitsteek, of geen vooruitgang boek, terwijl dit niet zo is is voor mij echt een gamechanger!" aldus Mart Hertecant van HeyMart.
Voor Justine Hollevoet van Confetticoach is de weekly reset een keeper. Haar motiveert het vooral om alvast tijdens de week alles netjes te houden, zodat ze op vrijdag minder werk heeft.
"Ik merk vooral dat ik doorheen de week veel attenter ben om documenten op de juiste te plaats te zetten, papieren op te ruimen, mailtjes één keer bekijken en afhandelen..."
Reflecteren met behulp van systemen
Om dit proces nog effectiever te maken en een duidelijker inzicht te krijgen in waar je tijd naartoe gegaan is, kan je het weekly review proces ondersteunen met tools.
Zo kan het gebruik van een takenmanagement app zoals Notion of Todoist je helpen om je takenlijsten en de voortgang in je projecten visueel weer te geven. Je kan bovendien allerlei nieuwe taken die tijdens de week er zijn bijgekomen hier netjes in stockeren, zodat je hun prioriteit en dringendheid kan evalueren ten opzichte van andere taken en projecten.
Bovendien kunnen kalender-apps zoals Google Calendar, Apple Calendar of Fantastical je helpen analyseren waar je tijd naartoe is gegaan en je helpen om je werk voor de weken die komen voor te bereiden. Combineer dit met een time tracking tool zoals Toggl of Rescuetime en je onderschat nooit nog de tijd die je voor een taak nodig hebt.
Gebruik templates
Om je weekly review nog vlotter te laten verlopen, kan je ook een template gebruiken. Aangezien je elke week exact dezelfde stappen doorloopt, is het handig om een document bij de hand te hebben waarin je deze stappen kan afvinken, zodat je zeker niets vergeet te checken.
Overweeg zekere om de volgende stappen op te nemen in deze checklijst:
Bekijk je agenda voor de komende week en kijk of je nog taken moet voorbereiden
Bekijk je agenda van de voorbije week: moet je nog notities opslaan of taken noteren?
Bekijk je mailbox en beantwoord elke mail
Bekijk je takenlijst en geef prioriteit aan taken voor de komende week
Bekijk eventuele lopende projecten en werk hun status en voortgang bij.
Ruim je desktop en downloads folder op
Verwijder screenshots
Reflecteer over je prestaties en tijdbesteding van de afgelopen week
Automatiseer
Vergeet ten slotte de kracht van automatisering niet. Het instellen van terugkerende herinneringen of zelfs het maken van een Zapier-workflow kan bepaalde aspecten van je weekly review automatiseren, waardoor meer tijd vrijkomt om je te concentreren op de taken die voorhanden zijn.
Conclusie
Door elke week een uur van je tijd te investeren in het organiseren van je werk en tools, zorg je ervoor dat je werk om alles te organiseren behapbaar blijft. Er is nu eenmaal veel informatie die we als ondernemer moeten beheren, daar kunnen we niet onderuit.
Maar door van organiseren een gewoonte en geen actie te maken, besparen we tijd, moeite én mentale rust en creëren we bovendien een stabiele basis voor groei in ons bedrijf.
Door consistent een weekly review te doen merk je al snel dat je georganiseerder, gestructureerder en productiever werkt dan ooit tevoren.
Zin om samen deze gewoonte te trainen? Dat kan! In mijn Crush your Chaos traject begeleid ik je gedurende 6 weken op weg naar betere digitale gewoontes en meer structuur in je systemen. Zodat jij tijd kan investeren in wat je bedrijf écht doet groeien en meer mentale rust kan creëren.