De geur van een nieuw kwartaal in de ochtend: voor mij is dat hét signaal om een stap terug te nemen en vanop een afstand te bekijken wat ik aan het doen ben en waar ik naartoe wil. Traditioneel doen mensen dit graag aan het begin van het jaar. In januari stellen we nieuwe doelen op en maken we onze goede voornemens. Dat wordt meestal voorafgegaan door een terugblik op het eind van het jaar. Maar intussen weet je dat ik niet graag blindelings dogma’s volg. Ik vertel je graag waarom ik het per kwartaal aanpak en hoe ik dat proces van terug- en vooruitkijken elk kwartaal aanpak.
Fresh start effect
Waarom liever per kwartaal dan één keer per jaar? Omdat je dan optimaal gebruik kan maken van het “fresh start effect”. Dat is de boost die je krijgt doordat je aan het einde van een gepredefinieerde periode komt en aan een nieuwe kan beginnen. Denk aan het plezier van plannen maken op 1 september of tijdens die periode tussen Kerst en nieuw. Hoe je de creatieve energie voelt zinderen. En dan zou je je kunnen afvragen: waarom zouden we tot het einde van het jaar wachten om deze boost te krijgen?
Komt daar ook bij dat we niet alleen erg gemotiveerd raken als we iets kunnen starten, maar ook als we iets moeten afwerken. Statistieken wijzen uit dat de meeste organisaties 40% van hun productiviteit in de laatste 60 dagen van het jaar bereiken door deze 'einde-van-het-jaar' boost. Hoe goed zou het niet zijn als we dat niet één keer, maar vier keer per jaar kunnen doen?
Dat is ook wat Brian P. Moran zich afvroeg in zijn boek The 12 week year. Waarom zou je wachten tot het einde van het jaar om die stijging in productiviteit en het plezier van reflectie te ervaren? Waarom zouden we dit bijvoorbeeld niet elke twaalf weken, oftewel, elk kwartaal inplannen?
Een jaar is bovendien te lang om heel precies te plannen. Misschien komen er nieuwe uitdagingen op je af of nieuwe projecten die je wil starten. Een kwartaal is perfect voor mij. In januari wist ik bijvoorbeeld nog niet dat ik in september zwanger zou zijn. Dat heeft nogal een impact op mijn laatste kwartaal dit jaar.
Een kwartaal is als timeframe groot genoeg om een big picture planning te maken, een overzicht te behouden en in de richting van je doelen te werken. Tegelijk laat het je toe om al iets concreter te plannen. De kans is groot dat je een goed zicht hebt op wat je de komende drie maanden staat te wachten.
Alleen maar voordelen. Maar ik sluit mijn liefdesbrief voor het kwartaal af en we duiken even in de stappen die ik op het eind van ieder kwartaal doorloop.
De review
Om te weten waar je naartoe wil, is het altijd goed om eerst eens achterom te kijken. Daarom begin ik altijd met een review op het eind van het kwartaal. Enkele journaling prompts die mij daarbij helpen:
Welke doelen en mijlpalen heb ik het afgelopen kwartaal behaald? Wat heb ik gedaan om deze te behalen?
Welke projecten heb ik kunnen afronden en welke niet? Waarom?
Wat ging er over het algemeen goed?
Wat kan er beter?
Wat vond ik nog fijn om te doen en wat niet meer? Dit kan een goede indicatie zijn dat je (nog) zaken moet beginnen uitbesteden.
Wat heb ik het afgelopen kwartaal geleerd? En vooral: wat heb ik over mezelf geleerd?
Welke gewoontes wil ik verder zetten? En welke wil ik afleren?
Waarom beginnen met een review? De kans is groot dat je anders nogal snel in het praktische vervalt. Je vergeet waardevolle lessen te trekken uit de voorbije maanden én - nog belangrijker - jezelf een schouderklopje te geven.
De plannen
Aan de start van een nieuw kwartaal grijp ik vooral terug naar mijn langetermijndoelen en mijlpalen. Zijn deze nog hetzelfde? Moeten er aanpassingen aan gebeuren? En welke mijlpalen komen bij deze doelen kijken?
Om me te sturen bij het kiezen van projecten en mijlpalen gebruik ik twee technieken: het goudlokje-principe en de 5-projects-rule.
Ik bepaal niet gewoon wat realistisch en haalbaar lijkt om dit kwartaal te bereiken. Ik stel me ook de vraag hoe ik de lat voor mezelf net iets hoger zou kunnen leggen. Dit laatste doe ik om mezelf een schop onder de kont te geven. Dat heet het goudlokje-principe. Geen idee waarom, maar het betekent dat je eigenlijk altijd net een niveautje hoger mikt dan je eerst in gedachten had. Zo krijg ik toch die “how jong, da wordt hier wel spannend” die me vooruit stuwt.
Bij elke mijlpaal komen zonder twijfel ook projecten kijken die ik nodig heb om deze mijlpalen te realiseren. En hier ben ik wel heel selectief in. Zo heb ik per kwartaal een strikte 5-projects-rule. Dat betekent dat ik naast mijn day-to-day taken en projecten maar vijf nieuwe projecten op me mag nemen, in mijn werk en privé samen. Nieuwe projecten zijn bijvoorbeeld de herlancering van een cursus plannen, een nieuwe cursus maken of een nieuwe freelancer zoeken, aannemen en opleiden. Lijken vijf projecten je te weinig? Reken dat je in het algemeen 70% van je tijd bezig bent met day-to-day taken en projecten. De overige 30% kan je besteden aan die vijf projecten, elk met hun eigen mijlpalen. En die tijd zit snel vol. Daarom werk ik liever aan minder projecten tegelijk, maar werk ik ze wel af voor ik aan iets anders begin. Vijf projecten zijn voor mij dus perfect.
Mijn laatste planningsactie is mijn agenda bekijken. Liggen er spreekopdrachten of trainingen op me te wachten? Andere grote opdrachten die ik zeker op tijd moet voorbereiden? Zo ja, dan kan ik hier ook rekening mee houden.
De fun
Eens ik serieus gereflecteerd en gepland heb, is het tijd voor het fun-gedeelte. Ja, ik plan ook de leuke dingen! Stel je voor dat ze anders niet gedaan geraken. Zo pak ik het aan:
Ik kies een thema of kijk aan de hand van mijn waarden hoe ik me in een bepaald kwartaal wil voelen. Dit kunnen woorden zijn zoals 'hygge', 'geïnspireerd', 'kick-ass'. Het zijn woorden die mijn beslissingen richting kunnen geven.
Welke leuke ervaringen wil ik het komende kwartaal? Ik bekijk welke vakanties, uitstapjes en weekendjes weg in het nieuwe kwartaal zouden passen.
Met wie wil ik herconnecteren in het nieuwe kwartaal. Welke vrienden heb ik al lang niet meer gesproken? Of met wie in mijn netwerk kan ik misschien contact opnemen voor een potentiële samenwerking of om op deze podcast te komen?
Als laatste bepaal ik rond welke thema's ik het komende kwartaal meer wil leren. Als ondernemer zijn er namelijk altijd 1001 dingen die je zou kunnen leren en die ik ook wil leren. Het helpt me om een paar concrete skills te kiezen die ik het komende kwartaal onder de knie wil krijgen.
“Maar Ellen, daar ben je toch wel efkes mee bezig, die drie stappen?”
Zeker! Alles samen nemen deze stappen bij mij ongeveer een halve dag in beslag. Het is wel een halve dag die me meteen bakken vol energie en goesting geeft om met het nieuwe kwartaal aan de slag te gaan. En ik weet precies waar ik naartoe wil. Dat spaart me veel meer tijd uit dan de halve dag die ik hieraan spendeer.