Het overkomt jou waarschijnlijk ook vaak: je hebt een volle to do-lijst, maar je raakt de hele tijd afgeleid door zaken die minder belangrijk zijn dan wat op je bord ligt. Dat is eigenlijk heel normaal. Het is nu eenmaal makkelijker om afgeleid te zijn dan om geconcentreerd te werken. Door enkele prikkels onklaar te maken, kan je jezelf wel helpen om in the zone te blijven. In aflevering #8 van The Time Hub Podcast vertel ik je hoe.
De prikkels die je uit je concentratie halen, kunnen intern of extern zijn. Interne prikkels zijn je eigen gedachten en gevoelens. “Oh, ik moet de vuilzakken vanavond nog buiten zetten” of “had ik die opmerking vorige maand eigenlijk wel moeten maken? En wat denkt die persoon die ik eergisteren op straat kruiste nu eigenlijk over mij?”.
Er valt heel veel te zeggen over interne prikkels, maar deze keer wil ik het over externe prikkels hebben. Dat is alles wat jouw focus van buitenaf aanvalt. De oplossing om deze externe prikkels aan te pakken is simpel, maar niet gemakkelijk. Vaak denken we dat we niet anders kunnen omgaan met deze externe signalen dan we vandaag doen, maar er is altijd een oplossing.
Hou even een open mind: ik vertel je wat de drie belangrijkste externe prikkels zijn en hoe je ze kan aanpakken.
Je wil te bereikbaar zijn
Fear of Missing out of FOMO is niet enkel van toepassing op leuke feestjes. We hebben in het algemeen een angst om iets te missen. “Wat als iemand me dringend nodig heeft?” Het is de reden waarom er constant notificaties over je telefoonscherm bliepen, je mailbox standaard open staat, collega’s je de hele dag door aanspreken of je omgeving verwacht dat je altijd je telefoon opneemt. En je werk? Dat doe je dan tussendoor wel.
Ik moet je niet zeggen dat dit nefast is voor je concentratie. Sinds de opkomst van de mobiele telefoon denken we dat we altijd on call moeten zijn. Maar dat we altijd bereikbaar kunnen zijn betekent niet dat we altijd bereikbaar moeten zijn.
Wanneer moet je dan wel echt bereikbaar zijn? Hiervoor heb ik een kleine gedachteoefening: denk even terug aan de tijd van vroeger, waarin mobiele telefoons nog niet bestonden en er enkel telefoonhokjes waren. Voor welke zaken zou iemand toen dringend in een telefoonhokje gekropen zijn om iemand te bellen? Toch niet om te zeggen dat we zeker chocopasta moeten meebrengen als we boodschappen doen?
Je zou enkel bellen voor iets heel dringends. Dus is het mijn filosofie om ervoor te zorgen dat ik voor zo'n zaken bereikbaar ben en de rest laat ik achterwege. Dit is zeker belangrijk wanneer je echt even onafgebroken aan een taak wil werken. Die ene keer dat je sneller kan schakelen door altijd bereikbaar te zijn, weegt niet op tegenover het verlies van focus door altijd bereikbaar te zijn. De resultaten die je bereikt door gefocust te kunnen werken, spreken voor zich.
Alles uitschakelen dus? Nee, want vaak maak je je dan constant zorgen dat er iets gaat gebeuren en dat jij onbereikbaar zal zijn. Je externe prikkels worden dan vervangen door interne prikkels.
De oplossing is om je kanalen te ontwarren. Dagelijks krijg je berichtjes binnen via Slack, Whatsapp, telefoon, e-mail en meer. Vaak komen dringende en niet-dringende berichten op hetzelfde kanaal binnen. Wat betekent dat je eigenlijk alles in de gaten moet houden en je notificaties moet laten aanstaan om niets te missen.
Splits je kanalen en zorg ervoor dat er één kanaal is waarop écht dringende berichten kunnen binnenkomen. Een klassieker is om mensen te vragen om je te bellen bij dringende zaken. Evengoed spreek je op het werk af om mail te gebruiken voor niet-urgente items en Slack voor dingen die nu moeten gebeuren.
Laat dan ook je notificaties voor dat uitverkoren kanaal aan staan. En zet de rest uit, want elke notificatie, elk klein piepje haalt je uit je focus. en dat is zonde. Je kan zoveel gedaan krijgen als je een of twee uur geconcentreerd kan werken.
Het is ook belangrijk om je omgeving te trainen. Iedereen rond je moet weten wanneer ze welk kanaal kunnen gebruiken. Maak voor jezelf een lijstje met duidelijke afspraken en grenzen. Welk kanaal wil je waarvoor gebruiken? Welke berichten mogen doorkomen en welke niet? Check zeker aflevering #7 over Golden Guidelines voor inspiratie.
Heb je echt schrik dat je iets zou missen? Werk met babysteps: werk eens een half uurtje met alle notificaties uit. Lukt dat goed? Schakel dan naar een uurtje. Je zal merken dat de wereld niet stilvalt als jij eens niet bereikbaar bent.
Er komen te veel vragen en gesprekken op je af
Mensen zijn sociale dieren. We vinden het moeilijk om bij elkaar te zijn, zonder constant in interactie gaan. Dus of je nu van thuis werkt of op een kantoor, de kans is groot dat je gestoord wordt door iemand die vraagt of je vijf minuutjes hebt, kinderen die iets aan mama komen vragen, je partner die iets bedenkt dat hij van de winkel nodig heeft en dat meteen moet laten weten, collega's die rond je beginnen te tetteren... You name it.
Wil je niet gestoord worden? Dan moet je daar duidelijke afspraken over maken. Ik geef je twee tips die écht werken:
1. Spreek een visueel signaal af dat aangeeft dat jij gefocust aan het werken bent. Of je nu een flashy fluohesje aantrekt of de deur van je kantoor dicht doet: als iemand dit ziet, weet hij dat vragen eventjes in geslikt moeten worden.
2. Werk met spreekuren of stand-up-meetings: een moment waarop je collega’s (of je gezin) vragen kan stellen. Door de dag schrijft iedereen zijn vragen en ideeën gewoon op om ze in één keer af te handelen. Tenzij het kantoor in brand staat natuurlijk. Daarvoor mag je altijd gestoord worden.
Er is te veel of te weinig geluid
Dat te veel geluid ons uit onze concentratie kan halen, is een binnenkopper. Maar ook te weinig geluid kan storend zijn. Ik word zelf nerveus als het te stil is. Dan begin ik met alles rondom me te spelen en zoek ik afleiding omdat ik de stilte niet aankan. Daarom luister ik quasi altijd naar muziek wanneer ik aan het werken ben. Leg niet de nieuwste plaat van je hiphopidool op, maar kies iets dat je rats van buiten kent of instrumentale muziek.
Te veel geluid is dan weer typisch voor één van de grootste plagen van de huidige werkplek: het landschapskantoor. Het ontstond in de jaren ‘50 en werd al snel als ideaalbeeld gezien. Ideaal om snel te overleggen en dingen bespreken, niet? Intussen zijn we allemaal ongecontroleerde wezens geworden die bij de minste vraag naar iemands bureau lopen en afgeleid raken door gesprekken tussen andere collega’s.
Intellectueel werk en kenniswerk vereisen een rustige omgeving, met zo weinig mogelijk afleiding. En hoe moeilijker de taak, hoe belangrijker dit is. Wist je dat je productiviteit met ruim 60% daalt als er naast je gepraat wordt? Hierdoor heb je anderhalf uur per dag extra nodig om je werk te doen. Ben je eerder een introvert? Dan heb je hier nog meer last van.
Goede afspraken maken goede vrienden, ook met je partner (als je in dezelfde ruimte werkt) of collega's.
Vraag of iedereen (het geluid van) zijn notificaties wil uitzetten.
Vraag of telefoontjes in een aparte ruimte kunnen plaatsvinden.
Spreek stilteblokken af waarbij iedereen in stilte werkt, bijvoorbeeld elke dag tussen 11u en 12u. Moeilijk, maar het kan en iedereen heeft er zijn voordeel bij.
Koop een noise-cancelling hoofdtelefoon.
“Dat gaan ze graag horen!”
Vind je het moeilijk om dit onderwerp op te brengen op kantoor? Weet dat iedereen tegenwoordig last heeft van te veel prikkels. Waarschijnlijk zijn ook je collega’s op zoek naar een oplossing maar durven ze het gewoon niet te bespreken omdat het een tricky onderwerp is. Je doet er je hele kantoor een plezier mee om dit even op tafel te werpen. En euh, je kan deze podcast ook gewoon even op Slack gooien hé (als dat het afgesproken kanaal is).