Plannen is een hard skill die je makkelijk en snel kan leren. Om je op weg te helpen, geef ik in podcastaflevering #4 een inkijk in mijn agenda en hoe ik deze inplan. Belangrijke disclaimer: ik ben geen planner. Ik hou niet van het idee dat mijn agenda tot op de minuut gevuld is met afspraken en taken. Ik krijg stress bij het idee dat ik op voorhand zou bepalen wanneer ik waaraan ga werken. Maar als ik mijn week open laat en niets plan, dan krijg ik ook weer niets gedaan.
Dus ik ben op zoek gegaan naar een gulden middenweg en die vond ik in blokken. Ik plan elke week dezelfde tijdsblokken in mijn agenda. Die kunnen wel wat schuiven als het moet, maar over het algemeen vinden ze elke week op hetzelfde moment plaats.
Volg je energie
Om blokken goed voor jou te laten werken, moet je een zicht hebben op je eigen energieflow. Wanneer barst je van de energie en wanneer heb je met een dip te maken?
Oefening: hou de komende twee weken bij hoe je je voelt op verschillende momenten op de dag. Leg gewoon een notitieblok op je bureau en noteer wanneer je voelt dat je goed kan doorwerken en wanneer het allemaal wat trager gaat. Na een aantal dagen of weken zal je een patroon zien. Misschien volgt je energie elke dag dezelfde flow, of misschien verschilt het van dag tot dag.
Als je deze oefening uitvoert, hou je dan niet te veel vast aan standaard 9-to-5-uren. Heb je zicht op je energieflow, dan kan je een ideaal schema gaan opstellen voor jezelf. Zelf doe ik dat aan de hand van vijf verschillende types blokken.
1. Focusblokken - deep work
Focusblokken plan ik wanneer mijn concentratie en energie op een hoogtepunt zijn. Dan kan ik diep in een project duiken. Zo’n focusblok duurt voor mij 90 à 120 minuten. Rek dit soort blokken niet te lang, want op een bepaald moment zullen je focus en energie op zijn. Hoe langer je dan toch blijft doorwerken, hoe minder breinenergie je overhoudt voor de rest van je dag.
Wist je dat we volgens onderzoek maximum zes uur per week full focus aan iets kunnen werken? Ik mik op iets meer en plaats elke dag één of twee focusblokken in mijn agenda. Belangrijk: tijdens deze blokken werk ik aan zaken die er echt toe doen. Voor kleine taakjes, mails en telefoontjes heb ik een ander type blok.
2. Sociale blokken
Tijdens mijn focusblokken plan ik geen meetings of webinars in. Daarvoor heb ik sociale blokken. Dan ga ik in interactie met anderen. Een koffietje gaan drinken of gaan lunchen valt ook in deze blokken, die standaard 90 à 120 minuten duren.
Werken met blokken zorgt ervoor dat ik mijn productieve uren niet in gevaar breng. Zo hou ik mijn meetings op dinsdag- en donderdagnamiddag. Zo vrijwaar ik mijn focusblokken in de voormiddag. Ik krijg energie van andere mensen, dus door een meeting tijdens mijn middagdip te plannen, kan ik daarna weer even knallen.
Hoe en wanneer je jouw sociale blokken plant, hangt helemaal af van waar jij energie van krijgt.
3. Adminblokken - short work
Adminblokken of short work zijn mijn minst favoriete blokken. Daarom hou ik ze ook kort, 30 à 60 minuten. Genoeg om enkele korte taken te tackelen zoals telefoontjes plegen, antwoorden op een mail, iets aanpassen op mijn website of een post inplannen. Voor short work heb ik minder focus en energie nodig, dus ik zet ze op die momenten waarop ik mijn concentratie wat verlies.
4. Recoveryblokken
Het hoeft niet altijd hustlen zijn. Rust inplannen en je batterijen opladen is even belangrijk; Dat zal je snel voelen in je focusblokken.
Recoveryblokken kunnen dienen voor me-time zoals sporten, yoga, wandelen of lezen. Jij weet vast zelf wel waar je van ontspant? Ik plan standaard een paar van deze blokken in per week. Het voordeel van recovery inplannen: als het in je agenda staat, moet je het wel doen.
5. Creablokken
Een specialleke in mijn agenda zijn de creablokken. Creatief zijn vraagt van mij een heel ander soort energie dan gefocust werken. Tijdens creablokken kan ik bijvoorbeeld een podcast opnemen, visuals maken of aan een cursus werken. Zaken die voor een ander misschien tijdens een focusblok zouden passen, maar omdat ik er een ander soort energie voor nodig heb, plan ik het ook tijdens een ander moment in.
Want welke blokken jij gebruikt en wat je in een blok wel en niet doet, dat bepaal je natuurlijk zelf.
De voordelen van plannen met blokken
Deze vijf soorten blokken geven een structuur aan mijn week, zonder dat ik alles vooraf tot in de puntjes moet gaan vastleggen. Een extra voordeel, is dat ze ook grenzen stellen aan de buitenwereld, door bijvoorbeeld vast te leggen wanneer ik meetings wel en niet wil.
Natuurlijk durven blokken wel eens in elkaar door te lopen. Soms staat mijn hoofd ook echt niet naar een focusblok. Het is allemaal niet in steen gebeiteld, dus ik kan altijd gaan verschuiven. Test het voor jezelf uit en bekijk hoe het voor jou kan werken.
Wil je graag verder aan de slag met je planning en productiviteit en lijkt mijn aanpak jou wel iets? Zet je op de wachtlijst voor Intuïtief Productief, mijn cursus en coachingstraject waarin ik je dit najaar meeneem doorheen het A tot Z van productiviteit.