Vandaag wil ik het hebben over een onderwerp waarbij de hartslag van menig ondernemer omhoog schiet of waarbij je liever even je kop in het zand zou steken: delegeren. Als ondernemer stel je het vaak veel te lang uit. We durven pas delegeren wanneer het eigenlijk al een beetje te laat is en we al over ons hoofd in het werk zitten. Op dat moment gaan we op zoek naar die holy grail persoon om ons uit de shit te helpen. Het is begrijpelijk dat je die schop onder je kont nodig hebt om je limiting beliefs en gedachten rond delegeren aan de kant te schuiven en iets uit te besteden. Tegelijk kan het best gevaarlijk zijn om die stap net op dat moment te gaan zetten. Je zit al zo diep, dat je waarschijnlijk niet de tijd en energie hebt om een nieuw teamlid (intern of een freelancer) op de juiste manier te gaan opleiden.
Want daar ga ik niet over liegen: het kost tijd en moeite om iemand op te leiden. En het zal niet van een leien dakje verlopen. Net daarom is het zo belangrijk om die stap op tijd te zetten. Liever vroeger dan later en liever een kleine testperiode met iets kleins (waardoor je ook maar voor iets kleins moet betalen), dan in 7 haasten iemand te moeten zoeken waar je al je hoop op vestigt.
Er valt ontzettend veel te vertellen over delegeren, maar in #18 wil ik starten met een aantal redenen waarom jij op dit moment misschien nog niet delegeert. In 25 minuutjes ontkracht ik deze redenen, of maak ik het voor jou zijn minst makkelijker om delegeren eens uit te proberen.
1. Niemand kan het zoals ik
Je gelooft dat niemand iets kan uitvoeren zoals jij en dat het te veel moeite en tijd zou kosten om iemand op te leiden. Tough love: denk je echt dat die mindset jou vooruit gaat helpen? Als je kijkt naar het toekomstbeeld van je bedrijf, ben jij dan nog steeds in je uppie aan het werken? Dat dacht ik al.
De vrees dat delegeren moeilijk is, kan ik niet helemaal bij je wegnemen. Ik heb er de voorbije weken en maanden zelf genoeg tijd in gestoken om te weten wat het is. Delegeren is echt een leerproces, maar eentje dat ook heel leuk kan zijn. Bovendien zorgt het ervoor dat je even uitzoomt en je business anders gaat bekijken. Door de beslissing te nemen om te gaan delegeren, lopen heel wat processen in mijn bedrijf nu veel logischer en vlotter.
Er zijn ook manieren waarop je delegeren gemakkelijker kan maken, zelfs nog voor je ook maar één taakje uitbesteedt.
Neem bijvoorbeeld wat extra tijd bij elke taak die je uitvoert om te noteren hoe je het doet, of een video op te nemen van de stappen die je neemt. Zo kan je al een database en een draaiboek aanleggen van hoe jij de zaken in je bedrijf aanpakt. Het is veel gemakkelijker om dit op het moment zelf te doen, dan om achteraf de informatie uit je hoofd te halen en het aan iemand anders uit te leggen.
Een van de makkelijkste zaken waar je dit voor kan doen is bijvoorbeeld voor je mailbox. Je mailbox uit handen geven, klinkt heel spannend, maar het is iets wat ontzettend veel energie vergt en vrij gemakkelijk doorgegeven kan worden. Je kan bijvoorbeeld aan een VA (Virtual Assistent) vragen om door je mailbox te gaan en alle facturen eruit te halen, op technische mailtjes van klanten te antwoorden en de eerste filter te zijn. Daarna duik jij in je mailbox en behandel je zelf de overschot. Zo kan je het aanpakken:
Zet een document open terwijl je door je mailtjes gaat en omschrijf wat je met elk type mail doet, of hoe je bijvoorbeeld een klantenvraag beantwoordt. Kan je ook weer mooi in een FAQ geven, dus win win.
Beantwoord mailtjes eens uit naam van een fake teamlid. Zo ben ik de laatste weken mailtjes aan het beantwoorden met 'Celine van Team The Time Hub' terwijl ik helemaal geen Celine voor me heb werken. Maar nu kan ik tegen mijn VA wel zeggen: "zoek eens in de mailbox op Celine en je zal meteen zien met welke tone of voice ik graag wil dat je op customer service mailtjes antwoord." Superhandig én het toont ook aan dat klanten het helemaal niet erg vinden als iemand anders hen verder helpt.
Sowieso is het belangrijk om een database met e-mails, templates en dergelijke op te stellen, zelfs als heb je vandaag al iemand in dienst. Want het ding is: die medewerker moet vervangbaar zijn. Klinkt grof maar als die van de ene dag op de andere verdwijnt en je moet iemand anders opleiden, dan moet je opnieuw al die tijd en moeite er insteken. Of nog erger, misschien neemt die persoon wel bepaalde kennis met zich mee die jij niet hebt.
2. Ik ben bang dat er bepaalde fouten gemaakt zullen worden die ik zelf niet zou maken en die een grote impact kunnen hebben op mijn business.
Opnieuw hier: fouten zullen gebeuren. Net zoals je zelf fouten maakt, gaan ook jouw teamleden dit doen. De reactie "laat maar, ik doe het zelf wel even" is verleidelijk, maar er zijn gezondere manieren om ermee om te gaan. Die "ik doe het zelf wel even"-momenten kosten jou ontzettend veel tijd en energie en je komt er geen stap mee verder. Want de taak ligt weer bij jou en die andere persoon heeft niets bijgeleerd.
Hoe ga je hier dan mee om? Het start natuurlijk allemaal met goeie communicatie. Als je van in het begin goed communiceert, dan is de kans al een pak kleiner dat er fouten gemaakt worden. Maar communicatie is zo ontzettend moeilijk. Daarom ga ik er bij de eerste keer dat iets fout gaat vanuit dat er ergens bij het overdragen van de boodschap iets verkeerd is gegaan.
Een voorbeeldje: een tijdje geleden gaf ik het inplannen van deze podcastafleveringen uit handen. Zelf plan ik altijd in dat de aflevering op woensdagochtend om 7u live gaat. Dus toen ik op woensdagochtend om 7u wakker werd en zag dat er nog geen nieuwe aflevering online stond, had ik de neiging om kwaad te zijn op de persoon die het voor mij zou regelen. Tot ik besefte dat ik alleen maar had gecommuniceerd dat de aflevering op woensdag live moest komen, zonder een uur mee te geven. Dan is het logisch dat die persoon het gewoon als eerste taak van de dag had ingepland in plaats van de publicatie van de aflevering op voorhand in te plannen. Mijn eigen schuld.
In zo'n geval is het belangrijk om de taak opnieuw uit te leggen en heel duidelijk te maken wat de verwachtingen zijn. Gaat het de tweede keer in eenzelfde situatie fout, dan is het de fout van de ander. Maar dan nog is het iets dat kan gebeuren. Je weet nooit wat er in het leven van iemand anders speelt, wat die persoon allemaal aan zijn of haar hoofd heeft enzoverder. Als die persoon beseft dat er een fout gemaakt is en het wil aanpakken, dan kan je er nog altijd mee verder. Derde keer slechte keer is geen toeval meer en dan heb je het recht om ofwel die taak van die persoon weg te nemen of om de samenwerking stop te zetten. Want dan zal dat gedrag waarschijnlijk blijven terugkomen.
Wat je hier nog kan doen, is regelmatig inchecken bij de persoon die de taak uitvoert. Persoonlijk haat ik micromanagement en zou ik dit ook nooit willen doen ten opzichte van mijn team. Daardoor ga ik soms te veel in het omgekeerde: ik definieer een taak, geef het in volle vertrouwen uit handen en laat die andere persoon daar dan helemaal in los. Een goede balans tussen micromanagement en extreem loslaten, is vragen om aan een taak al een uurtje te werken en daarna eens in te checken. Zo weet je zeker dat je op de juiste weg zit, en moet niemand tijd of geld verspillen.
3. Delegeren kost geld.
Het is een pak enger om in mensen te investeren dan in systemen of tools. Bij die laatste weet je vaak veel beter wat je eruit haalt. Bij een teamlid tast je in het duister en is het moeilijker om het rendement te gaan zien, terwijl dat net is waarnaar je moet kijken als je gaat delegeren. De persoon waarnaar je delegeert, gaat jou geld en tijd opleveren. Jij kan hierdoor tijd in je bedrijf steken die je anders niet zou hebben, meer klanten aantrekken en dus voor meer omzet zorgen. Maar daarvoor moet je natuurlijk eerst je portefeuille open trekken.
Een eerste oefening die je kan doen, is je eigen uurtarief berekenen. Werk je uurtje-factuurtje dan weet je dit al. Stel dat je cursussen maakt of iets anders verkoopt, kijk dan even naar de omzet die je per maand draait en deel dat door het aantal uren dat jij deze maand gewerkt hebt. Dat zal je ongeveer een idee geven van hoeveel je nu verdient met de uren die je draait.
Vergelijk dat met het uurtarief dat je zou betalen om iemand in te huren zoals een VA of zelfs een poetsvrouw. Wedden dat iemand anders eenzelfde taak goedkoper kan uitvoeren dan jij aan je huidig uurtarief?
Denk je dat je omzet en dus je uurtarief nog niet hoog genoeg zijn hiervoor? Dan kan je het ook op een andere manier gaan bekijken. Wat zou je kunnen doen met de tijd die voor jou vrij komt? Stel dat jij een uur, dat je anders in je mailbox zou spenderen, zou kunnen steken aan het werken aan advertenties. Hoeveel extra klanten zou je hier maandelijks mee binnen kunnen halen? En vergelijk dat met de kostprijs die je voor iemand zou betalen. Ga het telkens vergelijken met de extra omzet die je eruit zou kunnen halen. Dit zal niet altijd 1-on-1 te mappen zijn, maar het geeft je al een idee. Als je dat heel spannend vindt, dan kan je ook gaan timen wat je doet in de tijd dat iemand anders voor jou aan het werk is. Dat zorgt ervoor dat je die tijd ook effectief nuttig gaat besteden om dat geld terug te verdienen. Dit kan een hele goeie motivatie zijn om echt aan je bedrijf te gaan werken. Je hebt jouw zuurverdiende centjes in iemand geïnvesteerd dus kan je de tijd die die persoon voor jou aan het werken is, beter goed benutten.
Hopelijk heb ik je hiermee geïnspireerd om aan de slag te gaan met delegeren. Start gerust klein: een VA voor 1 uur per week, een poetsvrouw, iemand die je branding doet, je copy schrijft, eender wat. Delegeren kan je leren en het kan je ook gewoon ontzettend veel tijd besparen!