Er zijn weinig zaken die me zo op mijn paard krijgen als e-mails. Niet e-mails an sich, maar vooral de manier waarop ze gebruikt worden. Heel wat werknemers leven en werken gewoon in hun mailbox. Verschrikkelijk. Alsof op een bepaald moment onze e-mailapplicatie een 'holy-grail' all-in-one tool is geworden waarmee we onze volledige agenda en projecten moeten beheren. Spoiler: dat is niet zo. In podcast #12 deel ik de vijf heilige e-mailregels waarmee ik mijn inbox tem.
1. Behandel je e-mailtool alleen maar als een doorgeefluik
Het is niet omdat je er veel mee kan, dat je er veel mee moet doen. Het zal je veel meer vooruit helpen om je inbox te zien als de tool waar het in eerste instantie voor bestemd was: als een doorgeefluik. Het is een kanaal waarlangs input binnen komt en output buiten gaat. Als er een taak in je e-mail staat, dan is de kans bijvoorbeeld vrij klein dat het om één specifieke taak per e-mail gaat waar je makkelijk een datum aan kan toekennen en waarvan de beschrijving duidelijk in het onderwerp staat. Allemaal zaken die je wel kan in een takenmanager. Waarom zou je het dan in je e-mails laten staan? Ook als notitiemanager is een mailbox geen houdbare tool. Als je op zoek moet naar de notitie in je inbox, dan raak je sowieso verleid om snel ook eens je andere e-mails te bekijken. Je e-mailapplicatie als agenda gebruiken, brengt hetzelfde probleem met zich mee: je raakt afgeleid door alle inkomende informatie.
2. Zet al je e-mailnotificaties uit
E-mail is geen kanaal waarop dringende zaken binnen horen te komen. Is dat bij jou wel zo, luister dan zeker eens naar aflevering #8. Het is makkelijker je focus te behouden als je weet dat dringende zaken enkel telefonisch zullen binnenkomen. Dan weet je dat je niets mist als je niet in je mailbox zit. Sowieso is e-mail een kanaal waarop je non stop meldingen krijgt van klanten, bedrijven, teamleden en nieuwsbrieven. Waarschijnlijk is niet meer dan 5% van die inkomende mails dringend van aard. Waarom zou je dan je hele flow hierdoor laten leiden? Zet die notificaties nu maar gewoon uit.
3. Als je het niet kan afmaken, hoor je het niet aan te raken
Korter gezegd: aanraken is afmaken. In mijn vorige job had ik de neiging om wanneer ik op de bus zat te wachten 's ochtends, al meteen mijn mails open te doen om te zien wat er allemaal op me lag te wachten. Ook wanneer ik 's avonds van het werk vertrok, keek ik vaak snel nog even of ik niets aan het missen was. Dat is iets wat we vaak met onze mails doen - snel even checken of we niets dringends gemist hebben - terwijl je op dat moment eigenlijk niets met dat mailtje kan doen. Behalve het opnieuw op "ongelezen" zetten en er misschien een taak of notitie van maken. Als we geen actie nemen op een e-mail, waarom lezen we ze dan?
Pas op, ik snap dat gevoel helemaal: je wil weten wat er op je ligt te wachten en zeker zijn dat er niets dringends in zit. Maar
in jouw mailbox horen er eigenlijk weinig dringende dingen te zitten
de kans is heel groot dat je door dit te doen, je dag ook zal starten met je mails. Je weet namelijk dat er nog een actie voor je inzit en je wil die niet vergeten. Hierdoor start je eigenlijk de dag met de prioriteiten van iemand anders.
4. Neem elke e-mail maar één keer vast
Ik heb het ook gedaan, hoor. Een mailtje binnenkrijgen waarvan ik denk "oei oei, dat kan ik nu niet oplossen", het mailtje terug op ongelezen te zetten om de volgende dag hetzelfde nog eens te doen, en nog eens en nog eens.
Open je een mailtje, dan kan je een aantal dingen doen:
antwoorden
er een taak van maken
de notitie in je notitiemanager zetten
het document opslaanz
archiveren
5. Je inbox is geen opslagplaats
Mensen maken duizenden foldertjes waarin ze moeten op zoek moeten naar documenten en afspraken. Het probleem: je verliest heel wat tijd met al die foldertjes aan te maken en als je iets nodig hebt, moet je opnieuw je inbox inkruipen en verlies je weer tijd. Haal dus gewoon de informatie uit je mails en laat die folderstructuur los. Je hoeft je e-mails niet te verwijderen: archiveer ze gewoon. De meeste tools hebben zo goed als onbeperkte opslagplaats. Als je iets nodig hebt, haal je het met de juiste zoektermen snel weer boven. Een pak gemakkelijker dan het juiste mapje te moeten gaan zoeken.
Is daarmee alles over e-mail gezegd?
Dat had je gedacht: ik heb nog heel wat meer te vertellen over e-mail. Bijvoorbeeld over wat je precies in een mailtje zet en wat niet, wanneer je iemand in CC zet enzoverder. Wil je graag je mailboxmanagement en je tools onder de loep wil nemen? Top! Ik heb hierover een cursus gemaakt: Tackle your Tools. Daarin leer ik jou structuur aanbrengen in jouw takenmanager, notities, documenten en mailbox en help ik je door het oerwoud aan informatie te ploeteren. Het doel: een systeem opzetten dat voor jou werkt.
>> Klaar om mijn tools te tackelen!