Wie mij ooit al langer dan tien seconden heeft horen praten, weet dat het woord Notion nogal veel valt als ik aan het woord ben. Notion is dan ook mijn holy grail productivity tool waarin ik heel mijn leven en bedrijf organiseer. Het brengt mij ontzettend veel rust en bespaart me heel wat tijd. In deze podcastaflevering schets ik in grote lijnen wat de tool is en kan, en hoe ik hem gebruik. Ik hoop je nieuwsgierig te maken om de tool zelf ook eens uit te proberen.
Wat is Notion?
Notion is een Amerikaanse tool die in 2016 werd ontwikkeld om mensen die geen letter code kennen hun eigen softwaretools te laten bouwen. Oorspronkelijk wilden de makers dat er eender wat met hun tool gebouwd kon worden. Door de features die de tool toen had, werd het echter vooral opgepikt door studenten die er hun lessen mee beheerden en planning in maakten.
Ik stel Notion vaak voor als een blokkendoos waarmee je eender wat kan bouwen. Denk aan dat groene plastic platform waarop je je lego's kon vastklikken en maken wat je maar wilde. Er zijn heel wat standaardblokken in Notion waarmee jij kan bouwen wat je wil. Je kan er tekst in zetten en afbeeldingen en quotes toevoegen: vrij standaard allemaal. Wat Notion bijzonder maakt, zijn de databases die je erin kan maken, de tabellen die je kan toevoegen en de verschillende weergaven van je data. Je kan bouwen wat je zelf wil zien.
Vergelijk het met websitetools als Wix of Wordpress: je hebt verschillende standaardelementen waarmee je je eigen website creëert. Bij Notion kan je het gebruiken voor je eigen productiviteit of waarvoor je zelf maar wil. Als je het internet afschuimt zal je eindeloos veel mogelijkheden vinden. Denk aan
leeslijsten
projectmanagementpagina's
bucket lists
cursussen
Ik vergelijk het zelf soms met een bullet journal, maar dan digitaal.
Een nuance die ik moet meegeven is dat Notion heel veel kan, maar nog niet alles. Al raak je met wat creativiteit en online research al héél ver.
Hoe Notion mijn leven én mijn productiviteit veranderd heeft
Als productivity nerd heb ik in de loop der tijd ontzettend veel verschillende tools uitgetest: Monday.com, Asana, Trello, Google Keep, Things 3, Evernote, OneNote. Elk van deze tools heeft ontzettend veel voordelen, maar ik liep altijd tegen hetzelfde probleem aan. Er was nooit een tool die exact deed wat ik wou. Asana had niet het overzicht dat ik wou, Trello had niet genoeg tags, in Evernote moest ik te lang zoeken om er met alle notebooks een goede structuur in te steken... Elke tool had zijn voordelen, maar geen enkele kwam aan al mijn verwachtingen tegemoet.
Is je informatie verspreid over verschillende tools en zit jouw downloadsfolder ook vol met documenten waarvan je niet meer weet wat ze zijn? Herkenbaar. Voor ik Notion gebruikte, stonden mijn taken, notities en documenten verspreid over 10 verschillende tools en ik wist de helft van de tijd niet meer wat me nu effectief de volgende dag te doen stond omdat het allemaal in verschillende apps zat. Je kan je wel inbeelden dat dat me heel wat stress gaf. (En toen had ik nog geen eigen onderneming.)
Als je één iets oppikt uit deze aflevering, dan hoop ik dat het is om je tools eens onder de loep te nemen en te gaan centraliseren waar mogelijk. Als je het gevoel hebt dat al je informatie, taken en gedachten verspreid zitten over verschillende tools, dan is het tijd om hiermee aan de slag te gaan.
💡 Tip: kies één tool uit voor je notities, eentje voor je taken en eentje voor je documenten en probeer hier zoveel mogelijk in op dezelfde plaats te gaan zetten. Voor mij werd die centralisatietool uiteindelijk Notion, maar voor jou kan dit iets helemaal anders zijn. (Meer weten over hoe je jouw tools kan tackelen? Daar heb ik een cursus over!)
Toen ik Notion voor het eerst uitprobeerde was ik in eerste instantie ontzettend overweldigd: zo veel mogelijkheden! Ik testte hem een maandje uit en gooide het toen weer langs de kant. Maar toen ik mijn eigen bedrijf opstartte en er zo veel op me afkwam, had ik echt een manier nodig om alles te beheren. Ik werd opnieuw verleid door de mogelijkheden van de tool en ging ermee aan de slag. Intussen zit mijn hele leven en business in Notion en ben ik gewoon een superfan. Het doet wat ik wil en ik heb er elke dag plezier aan om deze tool te gebruiken.
Dit hou ik allemaal bij in Notion:
taken en projecten: alle projecten in mijn werk en privé vliegen Notion in en ik heb er een duidelijk overzicht van alles wat me op een gegeven moment te doen staat;
mijn planning zodat ik niet te veel hooi op mijn vork neem;
mijn voornaamste doelen en de mijlpalen die ermee verbonden zijn;
alle content die ik maak of bedenk. Denk aan het script van deze podcast, de bijhorende blogpost en downloads;
alles wat te maken heeft met de samenwerking met mijn team, want we kunnen elkaar taggen en via de tool met elkaar communiceren;
mijn financiën en verkopen;
leads (via een CRM die ik zelf gebouwd heb);
welke cursussen ik aan het volgen ben en mijn notities van deze cursussen;
welke spulletjes ik nog allemaal voor mijn mini-monstertje moet kopen.
Echt al mijn informatie zit in één en dezelfde tool. Voor zwaardere bestanden gebruik ik bijvoorbeeld Google Drive, maar ik vind mijn informatie wel op één centrale plaats terug.
Wat maakt Notion nu zo geweldig?
1.Centralisatie
Ik moet nooit meer nadenken waar ik iets heb opgeslagen, want ik weet dat het in Notion staat. Met de zoekfunctie vind ik makkelijk wat ik nodig heb. Dat geeft me ontzettend veel rust.
2. Flexibiliteit
Met de blokken in Notion kan ik bouwen wat ik wil zien. Als ik de ene dag mijn takenlijst graag als een Kanban-board zie, dan kan ik dat regelen. Wil ik de volgende dag graag een checklijstje, dan is dat meteen ook in orde. Wil ik bepaalde projecten graag op één pagina zien, dan is dat ook in twee klikken geregeld, terwijl ik andere gemakkelijk kan verbergen. Dat vind je niet zo gemakkelijk in andere tools.
3.Visueel aantrekkelijk
If it ain't pretty, I ain't using it. Ik word gelukkig als dingen er esthetisch mooi uitzien en dan is de kans groter dat ik het optimaal ga gebruiken. Zo zit het dus ook met mijn Notion workspace. Ik kan icoontjes toevoegen aan pagina's, mooie afbeeldingen erin plaatsen en met kleurtjes gaan spelen zodat het helemaal mijn eigen ding is. En dat werkt gewoon.
Benieuwd hoe het eruit ziet?
Als ik je met deze post geprikkeld heb en je nu nieuwsgierig bent hoe de tool er effectief uitziet, dan heb ik goed nieuws. Ik heb een gratis introductietraining waarin je alles over Notion leert.