Let’s face it: chaos hoort bij het leven. Op eender welk moment gebeuren er dingen die het leven chaotisch maken. Die chaos kan ook verschillende vormen aannemen. Vandaag wil ik je op zijn minst helpen met een deel van die chaos komaf te maken. Ik wil je helpen orde in de chaos van je hoofd te brengen, zodat we minder warrigheid, onzekerheid en onduidelijkheid hebben. Tegelijkertijd wil ik je ook helpen een deel van de fysieke en digitale chaos te beperken. Want hoewel chaos inherent is aan ons leven, kan er een moment komen waarop trop te veel is. Dan wordt het leven overweldigend en wordt het moeilijk om effectief dingen gedaan te krijgen. We voelen ons bijgevolg onrustig én onproductief.
Mijn tactiek vroeger was om gewoon te blijven doorploeteren, een logica die ik ook bij veel van mijn klanten merk. “Gewoon nog even doorduwen, dan wordt het wel beter”.
We proberen op zo’n moment wanhopig grip te krijgen op de situatie door allerlei time management tricks en door meer en meer taken van onze lijst afgevinkt te krijgen.
Maar daarmee vergeten we vaak te kijken naar de oorzaak van de drukte. En leggen we bijgevolg enkel pleisters op de wonde, zonder te voorkomen dat de wonde ooit terugkomt.
Een paar voorbeelden:
Je opent je mailbox en ziet hier meer dan 20 mailtjes in staan die je opnieuw op ongelezen had gezet omdat je er nog iets mee moet doen. Je voelt je bijgevolg onrustig.
JOUW GEKOZEN OPLOSSING: Je spendeert de helft van je dag aan het uitkuisen van je mailbox en alles beantwoorden. De dag erna blijf je verder mailtjes op ongelezen zetten, zodat je een week later terug in dezelfde situatie terecht komt.
Je moet op zoek gaan naar een document op je computer en je vindt dit niet meteen terug. Je frustreert je omwille van de verloren tijd.
JOUW GEKOZEN OPLOSSING: Je laat alles vallen en investeert uren van je tijd in alles in eindeloos veel mapjes slepen. Zonder na te denken over de mapjes zelf en of ze nog wel passen bij wat je nodig hebt. Met als resultaat dat je een week later je desktop achtergrond niet meer herkent.
Je wil iets posten op sociale media en voor je het weet klik je verschillende stories open en scroll je ‘even’ door je feed. Een half uur later ben je kwaad op jezelf omdat je zoveel tijd verspild hebt.
JOUW GEKOZEN OPLOSSING: Je belooft jezelf dat morgen anders wordt. Dat je dan minder tijd op je telefoon doorbrengt. Maar dan hoor je de lokroep van die toffe korte filmpjes weer…
Je geeft de hele dag door prioriteit aan taken die in je hoofd oppoppen, telefoontjes en taken voor klanten en dringende zaken. Je vraagt je aan het eind van de dag vaak af wat je nu weer gedaan hebt en snakt naar tijd om aan de groei van je bedrijf te werken.
JOUW GEKOZEN OPLOSSING: Je zet een blok in je agenda voor de vrijdag die volgt. Dit keer ga je echt werken aan wat belangrijk is. Maar wanneer het moment aangekomen is, weet je niet zo goed wat je nu best kan doen…Dus open je je mailbox even in de hoop dat die je vertelt waar je prioriteiten horen te liggen…
Als je jezelf hierin herkent, weet dan dat je niet alleen bent. Het probleem is dat we geen technieken hebben geleerd om om te gaan met de chaos die inherent is aan ons hoofd en ons werk.
Laten we een oplossing creëren
Vandaag wil ik je uitnodigen om in plaats van te blijven ploeteren, de tijd te nemen om orde in deze chaos te creëren. Om de pauzeknop in te drukken en systemen te creëren die je hierbij helpen.
Waarom? Omdat orde je helderheid, zekerheid, en vrijheid kan geven.
Helderheid omdat je meer overzicht hebt en duidelijkere beslissingen kan nemen. Helderheid zorgt voor richting en vermindert de gevoelens van overwhelm.
Zekerheid omdat je je hierdoor meer in controle voelt, kalmer voelt en meer zelfvertrouwen creëert in wat je aan het doen bent.
Vrijheid omdat je je aandacht kan geven aan wat er echt toe doet en een leven naar wens kan uitbouwen. Vrijheid omdat we tijd terugwinnen. Vrijheid omdat we energie en rust terugwinnen.
Ready for it? Hier zijn mijn tried-en tested strategiëen voor meer structuur in je hoofd en je omgeving.
Creëer lijstjes
Lijstjes zorgen voor orde in de chaos omdat ze ons een duidelijk overzicht bieden van alles wat we nog moeten doen of kunnen doen in een gegeven situatie.
Ik ben bijvoorbeeld een enorme fan van heldere takenlijsten. Waarom? Omdat we vaak de neiging hebben om taken in ons hoofd te bewaren. Niet alleen lopen we dan het risico dat we bepaalde taken gaan vergeten, maar traditioneel beslissen we dan ook vaak om de taak die als eerste in ons hoofd oppopt prioriteit te geven.
Een lijstje zorgt voor objectiviteit. Zo had ik een klant die zich elke week opnieuw overweldigd voelde. We probeerden allerlei trucjes om haar focus te verhogen, om een goede planning te maken, om te automatiseren…Tot ik haar vroeg om me haar takenlijst eens heel duidelijk door te sturen.
Toen ze alles opschreef merkten we de oorzaak van het probleem: er stond consistent te veel op haar takenlijst. En als je te veel taken op je bord hebt liggen, zal geen enkele time management tip je verder helpen.
Dat is slechts één manier waarop een lijst helderheid kan creëren.
Een ontzettend simpel voorbeeld komt ook uit mijn huishouden.
8 jaar geleden ging ik samenwonen met mijn man en was het dus tijd dat ik mijn eigen huishouden officieel begon te runnen. Tot dan toe waren we studenten en aten we vaak op de studentenresto, gingen we pasta halen, aten we croqueskes, je kent het wel, het studentenleven op kosten van mama en papa.
Maar eens we onze eigen centjes verdienden werd het tijd om ons eigen potje te koken en dat liefst voor zo weinig mogelijk geld. Al snel besefte ik dat een weekmenu maken en één keer per week naar de meest goedkope winkel in de buurt rijden de meest efficiënte en kostenbesparende manier was om dit aan te pakken.
Maar man, wat was dat elke week een struggle. Ik had zelden tot nooit inspiratie voor wat we zouden eten, had enorm veel moeite met het maken van een volledige boodschappenlijst vanaf nul en was gewoon compleet overweldigd door die grote taak.
Met als resultaat dat ik elke week een half uur voor we naar de winkel zouden gaan een kort lijstje maakte, we in de winkel zelf vaak de helft van ons menu beslisten, ons lieten leiden door ons hongergevoel in plaats van met een vaste lijst te shoppen en uiteraard enkel de meest noodzakelijke dingen meehadden maar vergaten om bijvoorbeeld ook kuismiddelen en dergelijke mee te nemen.
Waardoor we nog een paar keer per week in de dure winkel om de hoek arriveerden.
Dit zorgde niet alleen voor veel tijdsverlies, maar ook frustraties op mezelf en op mijn man omdat ik het niet leuk vond om op deze manier te werken, uitstelgedrag omdat ik elke week opnieuw geen goesting had om het lijstje te maken en jatta jatta jatta…
Geloof het of niet, dit heeft zo’n 6 jaar geduurd. 6 jaar aan chaos voor iets wat je eigenlijk quasi elke week moet doen. Tot ik hier begon met lijstjes te werken.
De eerste stap die ik zette was al een lijst met recepten. Dat hielp al enorm om de overwhelm van een keuze te moeten maken uit alle mogelijke recepten op het hele wereldwijde web te beperken.
De tweede stap die ik zette was een algemene boodschappenlijst maken. We denken vaak dat chaos uit rommel ontstaat en in de meeste gevallen is dat ook zo, maar in dit geval ontstond chaos ook uit de leegte. Ik moest elke week uit het niets opnieuw mijn boodschappenlijst maken en die taak was gewoon veel te groot.
Ik veranderde dit door 1 gigantische lijst te maken met alle mogelijke items die we zouden kunnen nodig hebben in ons huishouden. Van toiletpapier tot huishoudmiddelen, tot fruit en groenten…Alles staat hierop. In plaats van elke week from scratch de lijst te moeten maken, moet ik bij deze lijst enkel aanvinken wat we nodig hebben.
In plaats van uit het niets eraan te moeten denken of we nog toiletpapier nodig hebben, word ik nu elke week bij het bekijken van de lijst getriggerd om dit snel even te gaan checken. Much better.
De volgende stap hierin was om echt next level te gaan een weekmenu’s te gaan creëren. Dit was op aanraden van een klant. Nu heb ik 6 lijstjes met vaste weekmenu’s die ik laat roteren. Dit heeft opnieuw heel veel beslissingen en heel veel van de chaos in mijn hoofd weggenomen.
De laatste stap die ons echt nog zou kunnen helpen is routine. Wat meteen ook de volgende tip is.
Zorg voor routine
Leren hoe je chaos onder controle kan houden is een continue proces. Zaken eenmalig op orde brengen is al een gigantische stap in de juiste richting, maar is vaak geen permanente oplossing. Want orde creëren is geen actie, maar een gewoonte.
Dit is waar routine voor mij zo belangrijk wordt.
Nu zijn er wat mensen die vaak gaan steigeren bij het woord routine. Die denken dat ze hun vrijheid beperken door bepaalde zaken op vaste momenten te gaan doen. You do you, als jij merkt dat wat je doet werkt, blijf hier dan vooral mee verder gaan. Ik merk bij veel van mijn klanten dat te veel vrijheid niet altijd even goed is en dat wel om 2 redenen:
Als je te veel leegte in je agenda laat en te weinig routine hebt, dan moet je telkens opnieuw beslissingen nemen.
En elke beslissing die je op een dag moet nemen, neemt capaciteit van je hersenen weg. Jammer genoeg is onze breincapaciteit beperkt, we hebben ze niet eindeloos. Elke beslissing minder die je op een dag moet nemen, maakt meer ruimte vrij in je hersenen om na te denken over wat er echt toe doet.
Als je te veel beslissingen moet nemen, dan hebben we de neiging om voor de gemakkelijke optie te gaan.
Dit is waarom we bij het zien van een lege agenda bijvoorbeeld als eerste in onze mailbox duiken. Brengt dit ons verder vooruit? Niet per se. Maar onze hersenen zijn lui en even wat mails beantwoorden is gemakkelijk werk. Als we echter een bepaalde default modus hebben om op terug te schakelen in onze agenda en dus een bepaalde routine hebben, dan elimineren we alvast deze beslissing.
Ik geef je ook nog graag deze quote van Winston Churchill mee:
“For the first 25 years of my life, I wanted freedom. For the next 25 years, I wanted order. For the next 25 years, I realized that order is freedom.”
Wat zijn dan routines die je kan implementeren?
Het allereerste wat ik altijd aanraad is om een ochtend- en avondroutine toe te passen. Dit hoeft niets fancy te zijn, maar opnieuw een bepaalde vaste volgorde aan acties die je elke ochtend en avond onderneemt brengt rust en structuur aan in je leven en vermijd dat je je laat leiden door bijvoorbeeld drukte of andermans prioriteiten.
Je hoeft in de ochtend geen volledige 10-step-routine te doen, maar elke ochtend douchen voor je gaat ontbijten kan ook een routine zijn. Elke avond rond hetzelfde uur alle schermen afleggen en naar bed gaan om nog even te lezen kan ook een routine zijn. Niet alleen is dit goed voor de rust in je brein, maar ook je slaappatroon heeft hier voordelen aan.
Nog een mogelijke routine is het eerste uur van de dag altijd AAN je business werken en je mailbox dichtlaten. Doordat je dit elke dag doet is het geen actieve beslissing die je moet gaan nemen.
Andere routines zijn je huishoudelijke taken op een vast moment doen. Dit is iets waar ik nu zelf nog mee struggle. Ik heb mijn mooie boodschappenlijstjes en mijn weekmenu, maar ik heb nog steeds geen vast moment in de week waarop ik mijn menu en lijstje klaar zet. Dit heeft er ook mee te maken met het feit dat mijn man altijd de boodschappen doet en dit nooit op voorhand beslist.
Hoewel het lijstje me dus veel rust brengt, mis ik nog de gewoonte, de routine om dit concreet te implementeren. Iets om mee aan de slag te gaan.
Een laatste voorbeeld dat ik hierbij kan geven is dat van mijn klant Sofie.
Sofie volgde een tijdje geleden mijn Crush your Chaos traject, het traject waarin ik je leer komaf te maken met de chaos in je digitale systemen.
Sofie voelde zich al een tijdje onrustig. Hoewel haar omgeving vond dat ze altijd al vrij gestructureerd was, merkte zij dat er toch nog ruimte was voor verbetering. Naar aanleiding van de cursus merkte ze waar voor haar het grote verschil te vinden was.
Ze nam namelijk om de zoveel tijd wel eens een paar uur om haar systemen op te ruimen, maar liet alles vervolgens terug verkommeren. Ze had geen gewoonte uitgebouwd om alles ook netjes te houden.
En dit is wat ik ook bij veel andere klanten merk. Ongeveer elk kwartaal hebben we het gehad met de chaos op onze computer en in ons hoofd. We testen nieuwe tools uit, gaan hiermee aan de slag, creëren structuur en orde en…doen er vervolgens niets meer mee. Want maar al te gauw laten we ons leiden door de drukte en het dagdagelijkse leven dat ons weer eens inhaalt.
Helemaal begrijpelijk hoor en ik heb dit ook ontzettend lang gehad. Wat voor Sofie en vele van mijn klanten hier uiteindelijk écht het verschil heeft uitgemaakt, was om wekelijks een vast moment te zoeken om haar systemen netjes op orde te houden. Om wekelijks die mailbox naar nul te krijgen, haar notities op te ruimen, losse papieren te verzamelen en hier iets mee te doen.
Want orde creëren is geen actie, het is een gewoonte.
Creëer een mindmap
De laatste tip die ik je kan meegeven is om 1 algemene structuur te creëren in je omgeving en systemen.
Wat bedoel ik hiermee?
De reden waarom onze omgeving vaak chaotisch wordt is omdat we geen gedefinieerde opslagplaats en duidelijke structuur hebben.
We hebben geen vaste opslagplaats voor onze notities van webinars.
We schrijven taken op op post-its, in notitieboekjes en ergens in een app.
Wanneer we nieuwe spullen voor in huis aankopen, denken we niet op voorhand na over waar we ze gaan opslaan, of hebben we hier geen duidelijke locatie voor. Dus beginnen ze rond te slingeren…
We weten niet zo goed waar we een digitaal document moeten stockeren, dus plaatsen we het maar even op ons bureaublad.
Klinkt dit herkenbaar? Je bent niet alleen hoor.
Wat mij hier het meeste mee geholpen heeft is een vaste structuur voor alles creëren.
Dat is eenmalig een pittig taakje, maar kan je heel veel opleveren. Hoe doe je dit?
We kunnen dit enerzijds doen voor onze fysieke opslagplaatsen en anderzijds voor onze digitale.
Fysieke opslagplaatsen
Maak eens een gigantische lijst met alle spullen die je in huis hebt. En I mean gigantic. Vul de lijst in de loop van een aantal weken aan. Dit geeft jou opnieuw objectiviteit.
Vervolgens kan je kijken of je bepaalde groepen aan spullen kan combineren. Misschien heb je op dit moment papieren in je bureau liggen en papieren op zolder die perfect op dezelfde plaats gestockeerd kunnen worden. Of liggen de mutsen nu aan de ingang maar de sjaals in je kleerkast?
Door dit al visueel in kaart te brengen, kan je heel veel helderheid scheppen in welke opslagplaatsen je nodig hebt, hoe je alles kan organiseren en vanaf nu kan structureren.
Idealiter doe je dit even in een mindmap.
Dit kan fysiek of digitaal maar het is handig als je dit document naar de toekomst toe snel even kan consulteren. Zo kan je, wanneer er nieuwe spullen in huis komen, dit ook altijd even bekijken.
Digitale opslagplaatsen
Hiervoor kan je dezelfde oefening doen. Noteer even uitgebreid met welke projecten en taken je bezig bent, welke notities en gegevens tijdens de dag op je afkomen, welke documenten je moet opslaan, welk type mails je toegestuurd krijgt, wat je online ziet dat je eigenlijk wel wil bewaren…
Pittige opdracht, ik weet het. Maar opnieuw: dit zorgt voor helderheid.
Dan pas kan je weten welke systemen jou écht gaan verder helpen, hoe je je notities, documenten en taken kan structureren en hoe je alles netjes kan houden met je gedefinieerde habits en routines.
Een laatste disclaimer
Dat waren mijn tips voor jou vandaag. Ik geef hier ook wel nog graag een disclaimer bij mee.
Mensen denken dat ik van nature uit zo gestructureerd ben en dat dit daarom allemaal uit me stroomt en gemakkelijk voor me is.
De waarheid is dat dit absoluut niet zo is. Ik ben namelijk een enorme creatieve chaoot, zowel in mijn hoofd, als op mijn computer als in mijn huishouden.
De strategieën die ik je hier meegeef zijn strategieën die ik doorheen de jaren ontwikkeld heb omdat ik ze nodig heb.
Omdat ik anders voor ik het weet in onrust, onhelderheid, onzekerheid en drukte herval. De strategieën die ik meegeef brengen me al jaren rust, productiviteit en resultaat.
En ik wil jou hetzelfde geven.
Mocht je hiermee aan de slag willen gaan, dan nodig ik je graag uit voor de wachtlijst van mijn Crush your Chaos traject. In dit traject help ik jou je digitale gewoontes aanpakken en tools structureren. Zodat jij meer gedaan krijgt in minder tijd en met meer rust in je hoofd.
De deuren voor dit traject gaan slechts 2 keer per jaar open. Je kan je hier op de wachtlijst zetten.